Vos missions en quelques mots Sous l'autorité de la Responsable de service et de la Direction Générale des Services, l'agent assure des tâches du service administratif et d'accueil - Accueillir, filtrer, renseigner et orienter la population dans ses différentes composantes (accueil physique, téléphonique) - Gérer les titres d’identité (cni, passeport) dans leur intégralité (information, dépôt, retrait) - Assurer les différentes tâches d’un secrétariat de mairie : courrier/courriels, mise en forme de documents divers, gestion de l’information, classement, affichage, organisation logistique des réunions, commissions et manifestations diverses, planification et suivi, gestion des salles communales, des différentes autorisations (taxis, vide-greniers, bruit, chiens dangereux…) assistance aux élus… - Participer à la mise en œuvre de la politique de classement et d’archivage des dossiers - Assurer la mise à jour et le suivi du site internet - Instruire des dossiers dans tous les domaines de l’Etat-civil (naissance, mariage, décès, pacs…y compris la gestion du cimetière et la tenue des registres), des élections, du social et autres compétences communales dans le respect des règles en vigueur - Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire (arrêtés…), les documents du Conseil Municipal (délibérations, publicité et tenue des registres) et autres commissions, et assurer leur transmission au contrôle de légalité le cas échéant - Assurer des missions Ressources Humaines : fiches de postes, outils d’évaluation, gestion du plan de formation (recueil des besoins, mise en œuvre, suivi et bilan), et toutes problématiques RH en fonction des demandes (CET, RIFSEP, prévoyance…) - Participer à des projets structurants (règlement intérieur, règlement de marchés…) - Participer à l’optimisation de la qualité, des coûts et délais des processus administratifs - Assurer une veille juridique et réglementaire dans ses domaines d’attribution, rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser les informations Profil recherché Savoirs / Savoir-faire : - Connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités territoriales et notamment les domaines de compétences des communes - Connaître les règles d’élaboration des actes administratifs et le contrôle de légalité - Avoir une très bonne maîtrise de la réglementation en matière de délivrance des titres d’identité et de l’utilisation du dispositif de recueil - Connaître parfaitement la règlementation en matière d’état civil - Connaître le process électoral et les différentes opérations : tenue et mise à jour des listes électorales, organisations des scrutins… - Connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale, les notions fondamentales de la GRH et de la formation - Avoir de bonnes connaissances du fonctionnement des assemblées - Avoir les connaissances de base de la comptabilité publique - Connaître le cadre réglementaire, les procédures de gestion et de communication des archives de la Fonction Publique Territoriale - Savoir gérer la polyvalence et les priorités - Savoir gérer les situations de stress et réguler les tensions - Respecter les délais réglementaires - Savoir utiliser les logiciels spécialisés : Eksae, Ixbus, Nextcim, BL Enfance, Avenio… ou de bureautique : pack Office Savoir-être : - Faire preuve de qualités relationnelles et rédactionnelles - Savoir s’adapter aux différents interlocuteurs et avoir l’intelligence de situation - Être autonome, rigoureux et réactif - Faire preuve de discrétion et de diplomatie - Avoir le sens du service public
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