Relations fonctionnelles
En interne : relation fonctionnelle avec les agents du service et des autres services de la direction Sarthe Autonomie, les services du Département de la Sarthe En externe : les membres de la CDAPH, et les partenaires.
Missions
L'assistant apporte un appui permanent au Chef de service afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité, en
cohérence avec les orientations départementales :
- accueil téléphonique, gestion de la messagerie, de l’agenda et des déplacements,
- préparation et suivi administratif des réunions (organisation, comptes-rendus…), gestion et suivi des parapheurs, du courrier, rédaction
d’écrits (rapport CP, notifications…), gestion bâtimentaire, fournitures de bureau…
- coordination et centralisation des informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du service et suivi
des sollicitations (respect des délais de réponse aux sollicitations).
Il peut également prendre en charge l’instruction et/ou le suivi de dossiers spécifiques (RH, budget…) ou thématiques ou d’évènements
particuliers.
Il peut assister dans la conduite de projets transversaux, la coordination d’activité et le lien avec les partenaires.
Il est susceptible de participer à l’accueil téléphonique de Sarthe Autonomie.
Les missions sont susceptibles de changement au regard des orientations départementales et des réorganisations.
Activités principales
Accueil téléphonique
Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)
Organisation et planification de réunions
Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
Rédaction de comptes-rendus
Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
Traitement informatique des dossiers
Réception, traitement et diffusion d'informations
Gestion de plannings
Identification et qualification des demandes sociales
Orientation vers les services ou organismes compétents
Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation
Diplômes et niveaux d'expérience requis
Diplôme 1 :Baccalauréat
Expérience 1: Expérience > 3 ans
Diplôme 2: CAP/BEP
Expérience 2: Expérience > 5 ans
Caractéristiques particulières
Travail sur écran
Bureau partagé
Savoirs
Connaissance des différents outils et usages internet
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département
Connaissance des institutions
Connaissance des publics en difficultés
Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)
Connaissance des règles internes de présentation de documents
Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs
Connaissance du domaine du handicap
Connaissance du domaine social
Connaissance des circuits de transmission des documents
Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe
Savoir-faire
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie
Ecouter et reformuler les demandes
Etablir un système de classement efficace
Filtrer les appels téléphoniques
Identifier et inventorier les interventions à effectuer
Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités
Identifier les différentes étapes d'instruction d'un dossier
Informer et orienter les personnes
Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation
Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités
Rechercher et actualiser une information nécessaire aux activités
Respecter les règles de déontologie liées à son activité
S'informer et échanger sur les autres activités professionnelles dans son champ d'activités (benchmarking)
Utiliser le logiciel Access (base de données)
Savoir traiter des données chiffrées
Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)
Concevoir des procédures
Savoir-être
Faire preuve du sens de la communication et du contact Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe Faire preuve d'un esprit d'analyse et de synthèse Faire preuve d'organisation Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence Faire preuve de rigueur et de méthode Faire preuve d'autonomie Faire preuve d'initiatives Se montrer disponible
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