Le secrétariat d'accueil est chargé de l'accueil des clients et de la gestion des activités du garage en lien et sous la responsabilité du chef d'atelier, suivant les missions définies par le Comité de Direction (bureau + référent bénévole atelier).
Il est donc le premier garant de la bonne image que doit véhiculer le garage et l'association.
Le ou la secrétaire :
- Répond au téléphone pour les renseignements, les prises de rendez-vous ou toutes autres demandes
- Réalise les devis, en demandant l'avis au chef d'atelier si nécessaire
- Complète le planning en inscrivant les rendez-vous
- Commande des pièces, range dans les casiers à réception, effectue les retours
- Imprime le planning du jour ainsi que les OR
- Explique au client l'intervention réalisée en fonction des informations de l'OR, demande au chef d'atelier de compléter ou préciser les informations techniques
- Propose au client l'enquête de satisfaction
- Consigne par écrit sur « le cahier d'incidents » tout dysfonctionnement, retour client ou incident, un bilan hebdomadaire est transmis par mail à la direction
- Maintient rangé et en ordre le bureau
- Veille au respect et aux bonnes relations avec les bénévoles
- Toute question dépassant le cadre strict de la gestion d'atelier doit être transmise à la direction ou/et au bénévole référent.
- L'activité dans le cadre des horaires et uniquement dédiée au travail de secrétariat.
Une expérience sur un poste similaire est fortement souhaitée. Toutefois, pour un(e) candidat(e) très motivé(e) et impliqué(e), une formation interne (tutorat) pourra être envisagée en amont du contrat de travail.
Une connaissance du secteur automobile constitue un atout important.
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