Responsable du management du call center et des secrétariats médicaux

Missions principales :

* Organiser la bonne tenue et le suivi des consultations médicales (occupation des salles de consultation, agendas de consultation) ;

* Assurer l’adhésion et l’évolution des pratiques des secrétaires sur tous les projets informatiques en lien avec l’activité des secrétariats médicaux (dictée numérique, reconnaissance vocale) ;

* Garantir l’adéquation des ressources à l’activité à partir des indicateurs de suivi de l’activité des secrétariats médicaux produits par la chargée de projets et d’expertise métier

* Réaliser des audits organisationnels réguliers pour proposer des actions d’amélioration et assurer l’efficience du fonctionnement des secrétariats médicaux ;

* S’assurer de la mise en conformité des pratiques des AMA avec les exigences qualité (traçabilité, confidentialité, RGPD, certification) ;

* Participer aux instances, réunions institutionnelles et groupes de travail en lien avec les missions confiées ;

* Réaliser de la veille réglementaire sur l’évolution des textes de loi concernant les métiers administratifs du domaine sanitaire et les informations médicales.

* S’assurer de la mise en conformité des pratiques des AMA avec les exigences qualité (traçabilité, confidentialité, RGPD, certification) ;

* Participer aux instances, réunions institutionnelles et groupes de travail en lien avec les missions confiées ;

* Réaliser de la veille réglementaire sur l’évolution des textes de loi concernant les métiers administratifs du domaine sanitaire et les informations médicales.


Organisation

* Existence d’un call center pour centraliser la prise de RDV téléphonique (4ETP)

* Secrétariats médicaux répartis entre les consultations externes et les services de soins (environ 30 ETP)

* Présence d’une responsable du management des secrétariats médicaux (poste recherché) et d’une chargée de projets et d’expertise métier.



Management

* Encadrement des AMA et des agents administratifs du call center.

* Accueil et formation des nouveaux arrivants (AMA)

* Recrutement des AMA en lien avec la directrice du pôle et la DRH

* Réalisation des plannings des secrétariats médicaux

* Animation de réunions d’équipe

* Gestion des éventuels conflits

* Réalisation des entretiens annuels des AMA et agents du call center

* Développement des compétences des AMA

* Actions de formation à destination des AMA

* Recueil des besoins en formation en vue d’établir le plan de formation