Secrétaire médicale - h/f

Description entreprise :

Établissement Public de Santé Mentale de Saône-et-Loire, l’EPSM 71 exerce ses missions sur l’ensemble du département pour la prise en charge des enfants et des adolescents et sur les deux tiers nord du département pour la prise en charge des adultes soit les bassins d’Autun, de la Bresse bourguignonne, du Grand Chalon et de Creusot-Montceau.

Nos activités sont réparties entre le site hospitalier situé à Sevrey (6km de Chalon-sur-Saône) et presqu’une cinquantaine de sites extrahospitaliers (17 CMP, 5 CATTP, 9 hôpitaux de jour, des équipes mobiles…) couvrant ainsi en proximité tout le territoire de santé .


Description du poste :

Le ou la secrétaire médical(e), de manière générale au CMP comme à l’hôpital de jour traite les informations médico administratives du patient, planifie les activités (agendas de consultation, admissions et convocations) et coordonne l’accueil des usagers. Il ou elle assiste l’autorité hiérarchique dans la fonction de gestion, de suivi et d’organisations des activités administratives, médicales et/ou techniques.

La mission du poste est basée à 60% sur le CMP de Tournus et à 40% sur l'hopital de jour de CHALON SUR SAONE.

ACTIVITES MEDICO ADMINISTRATIVES

- Accueil / orientation physique et téléphonique des patients, des familles et des partenaires du réseau

- Création des dossiers patients

- Vérification des informations médico administratives dans le cadre de l’identito vigilance

- Mise à jour régulière des dossiers patients à partir des différents logiciels (recueil, enregistrement, mise à jour des diagnostics et numérisation de documents dans le dossier patient)

- Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activités

- Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas, convocations…)

- Rédaction de certificats, de courriers médicaux, de compte rendus en lien avec les psychiatres

- Suivi des échéances des programmes de soins en lien avec la GAP (gestion administrative des patients)

- Gestion du courrier

SUIVI D’ACTIVITE

- Gestion des mouvements patients

- Saisie des données liées à l’activité médico soignante (codage)

- Suivi des indicateurs de l’unité (délai d’attente, suivi des présences patients …)

* Mise à jour des liste d’attente éventuelle de prise en charge en lien avec le cadre et le médecin
* ACTIVITE EN LIEN AVEC LA DEMARCHE QUALITE

- Appliquer les procédures et protocoles en vigueur sur l’établissement

- Déclarer les évènements indésirables en utilisant les outils en vigueur sur l’établissement,

- Participer à des démarches d’amélioration de la qualité

- Faire toutes propositions susceptibles d’améliorer la qualité des soins et la prise en charge des patients et de son entourage

* GESTION DU MATERIEL ET CONTRIBUTION ECONOMIQUE :

- Evaluation des stocks, des commandes et des demandes d’intervention en collaboration avec le cadre de santé

- Réception et distribution des commandes reçues

- Respecter le matériel utilisé et veiller à son entretien (véhicules, locaux d’activités et d’accueil)

- Tenir compte des contraintes économiques liées à l’exercice de sa profession




Profil recherché :
* Connaissances :

- Connaissance des techniques d’accueil physique et téléphonique

- Connaissance du vocabulaire médical dans le domaine psychiatrique

- Connaissance des procédures liées à la prise en charge des patients (droits du patient, communication…)

- Connaissance de l’environnement hospitalier (fonctionnement et organisation interne)

* Savoir-faire :

- Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

- Evaluer la cohérence et la pertinence des données et/ou des informations

- Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnel

- Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures

- Rédiger, mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence

- Identifier, analyser des erreurs de gestion, en rechercher les causes et les moyens de réajustement

- Maîtrise des outils bureautiques.

Savoir-être :

- Discrétion et respect de la déontologie, du secret professionnel

- Capacité à s’adapter à des situations variées, imprévues et de crise

- Capacité à faire face à des situations de violence

- Bonne aptitude relationnelle et d’écoute avec les patients, leurs familles

- Capacité à travailler en équipe pluriprofessionelle

- Autonomie, prise d’initiatives et capacité d’organisation

- Sens de l’anticipation– Réactivité

- Disponibilité et adaptabilité