1. ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
- Secrétariat situé au sous-sol du centre Aliénor d’Aquitaine.
- Fonctionnement en trinôme.
- Polyvalence, polycompétence sur l’ensemble des activités.
- Grande autonomie d’exécution.
- Faculté d’anticipation et d’adaptation aux changements rapides d’organisation.
1. MISSIONS
- Accueillir et renseigner les patients et usagers.
- Planifier les activités.
- Gérer, saisir, classer et numériser les informations relatives au dossier patient.
- Être garant de la coordination médico-administrative et de la circulation de l’information.
1. ACTIVITÉS
>Accueil
- Accueil physique/téléphonique et orientation des patients ou autres.
- Prise de rendez-vous pour les consultations et téléconsultations (DXplanning, Dx Care et Télésanté).
>Optimisation de la gestion et coordination médico-administrative
- Gestion des mails médecins, patients et interne au CHU (service financier, contentieux…).
- Réorientation des appels vers les secrétariats, services…
- Prise de message téléphonique (sur cahier nominatif pour les médecins et sages-femmes).
- Ouverture, tri et redistribution du courrier avec gestion automatique de certains documents.
- Coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultations).
- Organisation des activités en fonction des moyens et transmission de l’information à l’équipe pluridisciplinaire (astreintes médecins ponctionneurs…).
- Gestion de la reprographie.
>Gestion et suivi des éléments du dossier patient
- Tri, mise en conformité, vérification de la qualité des informations relatives au dossier dans le cadre règlementaire et de l’identito-vigilance.
- Saisie des courriers de consultations et ordonnances, courriers staffs.
- Gestion, envoi des ordonnances de traitements faites par les médecins.
- Numérisation (médecins CHU + intervenant extérieurs via J-FIV), tri documentaire, et connaissances des procédures de conservation documentaire.
- Gestion et suivi de validation des consultations d’anesthésie délocalisées en relation avec l’équipe d’anesthésie du CHU.
- Archivage (en tenant compte de la règlementation des archives médicales).
- Gestion de l’interface avec la direction de la qualité dans le cadre de la transmission du dossier patient.
- Constitution du dossier guide d’AMP remis à chaque nouveau couple.
>Conception et rédaction de documents relatifs à son domaine d’activité
- Prise de notes, saisie, mise en forme de documents.
- Gestion automatique par les AMA du calendrier semestriel des staffs d’AMP clinico-biologique hebdomadaire et diffusion aux différents intervenants. Gestion (tenue des registres, établissement des listes) et préparation des staffs multidisciplinaires (4 staffs dont 2 hebdomadaires).
- Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l’identito-vigilance.
1. ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES:
- Mise en place, organisation, suivi des staffs médicaux
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