Elle/Il assurera ses responsabilités au sein de l’Agence de Marseille.
Placé(e) sous l’autorité du Responsable d’Agence, elle/il est son assistant(e) dans l’exercice de ses fonctions de gestion administrative de l’Agence.
Le cadre dans lequel s’exerceront ses responsabilités, est le suivant :
Accueil :
Organisation de l’accueil physique des visiteurs (affichage des horaires d’ouverture, mise à jour de l’annonce du répondeur)
Accueil, orientation et renseignements à la clientèle :
Prise de rendez-vous pour le Responsable d’Agence
Rédaction et transmission des messages par mail
Aide à la mise sous pli
Gestion du numéro unique (saisie, rapatriement du fichier, envoi et intégration…)
Envois recommandés en nombre
Accueil téléphonique :
Orientation clientèle vers le collaborateur concerné
Vérifier quotidiennement la boite aux lettres NLP accueil et transférer les mains courantes vers les collaborateurs concernés
Traitement des demandes courantes (utilisation IKOS)
Courrier :
Tri et distribution de courrier « arrivée »
Traitement du courrier départ (mise sous pli et affranchissement)
Expédition du courrier aux Responsables Locaux
Gestion de la machine à affranchir
Enregistrement des courriers de réclamation des locataires
Secrétariat :
Frappe du courrier, photocopies correspondantes et classement
Gestion du chrono (courrier)
Rédaction des comptes rendus de réunions d’agence
Suivi des absences et des congés ainsi que de leur solde (tableau)
Gestion de la badgeuse (édition – saisie informatique – envoi – copie – classement)
Gestion des commandes de fournitures et petit matériel de bureau et gestion des budgets correspondants
Maintenance du matériel de bureau (machine à affranchir – photocopieur – imprimantes – entretien climatisation)
Secrétariat de la CAL, convocation, statistiques et décisions.
Gestion des épaves.
Charte Qualité :
Suivi des réclamations clients et relance du personnel si besoin.
Suivi des réponses aux locataires dans les délais.
Type d'emploi : Temps plein, CDD
Expérience:
- Secrétariat: 2 ans (Souhaité)
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