Assistant administratif cabinet du maire h/f h/f

Missions principales :Placé.e sous la responsabilité de la Directrice de l'Administration générale et des affairesjuridiques, vous contribuez au secrétariat général et à ce titre, assurez un rôle d'interfaceentre le Cabinet, les élus, le DGS, les DGA, les directeurs de pôle et de services, les agents etles usagers.Dans ce cadre, vous êtes chargé.e de l'accueil physique et téléphonique des administrés etdes divers intervenants de la vie institutionnelle à l’accueil du Cabinet du maire. Vousrecevez, renseignez, filtrez et orientez les demandes. Vous appréciez et gérez les urgencesen organisant les priorités. Vous vous assurez des suites à donner aux différentessollicitations.Vous réceptionnez et traitez également les courriers, notes et mails en prenant soin de lesenregistrer puis de les adresser de manière dématérialisée à la Directrice de Cabinet et/ouaux services pour instruction et réponse. Vous assurez aussi le suivi des parapheurs signéspar Monsieur le Maire Président ou par d’autres élus et prévenez les services.En outre, vous êtes amené.e à contacter les élus pour solliciter leur présence aux invitationsauxquelles le Maire ne peut pas assister et à confirmer leur présence ou excuser leurabsence.Vous gérez également l'agenda des services qui est un document adressé chaque semaine àla Direction générale, aux directeurs, aux chefs de service et élus.Vous fixez en outre les dates des commissions municipales préparatoires aux Conseilsmunicipaux et contactez les vice-présidents de ces commissions. Vous vous assurez parailleurs de la présence des élus membres.En outre, vous gérez les plannings des différentes salles de réunion.Vous êtes, plus largement, mobilisable pour jouer le rôle d'interface entre les organisateursd'événements, les administrés, le Cabinet et les élus afin d’assurer un suivi des demandes etune réponse aux administrés, quelles qu’en soient la forme et la nature.Missions complémentaires :Lors des congés de l’assistante du Maire-Président, vous triez le courrier pour le Cabinet etgérez les appels transférés de son poste et de celui de la Directrice de Cabinet.Relations internes / externes :— Relation directe avec le Directeur de Cabinet, la Directrice de l'administrationgénérale et des affaires juridiques, ainsi qu'avec les agents du Cabinet.— Relations avec l’ensemble des services et des élus.— Relations directes avec les administrés, les associations, les administrations.Conditions d'exercice :— Horaires : 8H - 12H / 13H30 - 17H30 du lundi au jeudi8H — 12H le vendredi matin (journée non travaillée le vendredi après-midi)— Durée hebdomadaire de travail : 36H— Contraintes particulières : Aucune— Lieu d’exercice : 1° étage de Hôtel de Ville— Lieu d'embauche : Hôtel de Ville ProfilIssu.e d’une formation de niveau BAC à BAC2 (BTS assistant.e de direction/manager,administration publique, gestion ou domaine similaire), vous justifiez d’une ou de plusieursexpérience(s) réussie(s) de secrétariat de direction “en collectivité. Vous connaissezl’environnement territorial et l’organisation générale des collectivités.Vous mémorisez les informations, vous savez anticiper, identifier les urgences et gérer lespriorités. Très à l'aise avec les outils bureautiques, notamment le Pack Office, vous êtesorganisé.e, rigoureux.se et autonome. Vous faîtes preuve d'efficacité, de réactivité, depatience et de calme. Vous attestez d’ailleurs de qualités relationnelles vous permettant devous adapter à divers interlocuteurs et vous savez vous exprimer clairement. Vous êtes, enoutre, reconnu pour votre maîtrise de l'orthographe et savez varier le registre des réponsesécrites.Vous avez le sens de la discrétion eu égard aux informations et documents dont vous avezconnaissance. Vous respectez la confidentialité.Ce travail s'exerce en binôme et exige de savoir travailler en équipe.