Responsable administratif et financier

Le ou la responsable administratif et financier accompagne étroitement la directrice adjointe au déploiement de la stratégie (DADS) dans le cadre des réflexions relatives à la gestion administrative et financière. Il (elle) peut être amené(e) à la suppléer dans ces domaines et contribue au bon fonctionnement administratif et financier de l’entité. Il (elle) assure des tâches administratives et organisationnelles qui permettent à la DADS d’avoir à disposition les informations nécessaires à jour. Il/elle pilote le pôle administratif et financier composé à ce jour de 3 personnes.


Accompagnement de l’équipe de direction

* Accompagner l’équipe de direction dans les réflexions relatives au modèle économique (barèmes, impayés, etc.).
* Être force de proposition sur les moyens permettant la rentabilité et la productivité des activités de l’entité.
* Formuler des propositions sur les politiques de dépenses, les nouveaux procédés.
* Veiller au respect des procédures mises en place, notamment s’assurer de la mise en œuvre des règles de dépenses et, plus largement, des règles comptables et budgétaires.
* Assurer le respect des normes et règlements en vigueur dans l’Entité et au sein de l’ICL-ESR (règlement intérieur, charte informatique, règles d’hygiène et de sécurité, usage des locaux, etc.). Le cas échéant, prendre les mesures immédiates nécessaires et alerter le (la) Directeur(trice) des moyens généraux et/ou le (la) Directeur(trice) des projets immobiliers et/ou le (la) Responsable sécurité et prévention des risques. Proposer d’éventuels ajustements.


Gestion budgétaire / financière

* Participer au suivi du budget (reporting, suivi des sections analytiques, etc.)
* Elaborer et améliorer les procédures, mettre en place des tableaux de bord et indicateurs d’activité.
* Créer, proposer et faire valider les tableaux de bord pour le suivi des coûts. Piloter, suivre et analyser l’ensemble de ces outils et mettre en place un système d’alerte efficace.
* Négocier avec des partenaires extérieurs pour le compte de la Direction (clients, fournisseurs, etc.)
* Assurer le suivi de la facturation et l’interface avec le service comptabilité de l’ICL.
* Vérifier et pointer les factures fournisseurs et prestataires ainsi que les notes de frais. Les transmettre au service comptabilité. En assurer le suivi (relances, etc.).
* Etudier les dossiers financiers des étudiants. Contrôler et suivre les relances en cas de retard de paiement, en lien avec le Service de gestion des affaires étudiantes (SGAE).
* Gérer les dispositifs de bourses d’ESPOL, accompagner les étudiant(e)s ou futurs inscrit(e)s dans la recherche de financement des frais liés aux études. Accueillir, informer et assurer le suivi personnalisé des étudiant(e)s en difficulté, leur apporter des solutions adaptées ou les orienter vers les services (ou commissions) spécialisé(e)s.


Gestion administrative et financière des admissions et inscriptions

* Accueillir et informer les étudiants et leurs parents pour toute question relative à leur inscription ou problèmes financiers.
* Prendre en charge la relation avec le SGAE.
* Suivre le processus de sélection sur les plateformes dédiées.
* Gérer les dossiers d’inscription ou de réinscription.
* Suivre les demandes de bourse ou de réduction.
* Gérer les accords pédagogiques.
* Suivre les abandons et les remboursements.
* Suivre les relances des impayés réalisées par le SGAE.


Gestion administrative et logistique

* Gestion administrative et RH (contrats et suivi des enseignants vacataires, gestion et suivi des prestataires d’enseignement dans le respect des règles en vigueur, gestion et suivi des congés des personnels de l’entité etc.), alerter l’équipe de direction le cas échéant.
* Gestion logistique (commande de matériels, gestion des stocks de fournitures), gestion de l’accueil, etc.
* Suivre et accompagner les fournisseurs extérieurs : bons de commande et devis.


Profil recherché :


Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

* Formation de niveau Bac +5 ou expérience professionnelle équivalente.
* Expérience de 5 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.
* Maitrise de l’anglais (B2-C1)
* Connaissance des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
* Maitrise d’outils budgétaires ou comptables.
* La maitrise d’Agora et des plateformes Parcoursup, Mon Master et Actradis serait un plus.
* Connaissance des règles budgétaires et comptables, conception de tableaux de bord.
* Savoir manipuler les chiffres avec précision, analyser et synthétiser les informations.
* Maintenir la discrétion et la confidentialité
* Avoir le sens du relationnel et de la communication, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'initiative et être force de proposition.
* Capacité d’écoute et de travail tant en équipe qu’en autonomie


Ce que nous proposons :


Statut Cadre
Rémunération entre 30 et 33 KE
Carte titre restaurant (valeur facile du titre : 10 euros)
22 jours de RTT (sur une année complète)
Divers événements fédératifs


DIRECTEUR ADMINISTRATIF ET FINANCIER INDÉPENDANT


Directeur Administratif et Financier Indépendant H/F

Lille, Hauts-de-France, France 6 days ago

Lille, Hauts-de-France, France 5 days ago

Saint-André-Lez-Lille, Hauts-de-France, France 2 weeks ago


Adjoint au Responsable Comptable clients (H/F)


Gestionnaire Comptable - Centre Opérationnel d'Excellence - Lille - H/F

Lille, Hauts-de-France, France 5 days ago


Gestionnaire comptable et fiscal (anglais courant) - H/F

Neuville-en-Ferrain, Hauts-de-France, France 2 months ago


Responsable administratif et financier / Responsable administrative et financière (H/F)


Responsable administratif et financier à temps partagé TPE/PME F/H

Lille, Hauts-de-France, France 3 days ago


Gestionnaire financier et ou comptable - service droits universitaires

Villeneuve-d’Ascq, Hauts-de-France, France 7 hours ago


RESPONSABLE COMPTABLE ET FINANCIER (H/F) Retail CDI


Consultant / Manager Contrôle de Gestion et Comptabilité Analytique - Lille H/F

Béthune, Hauts-de-France, France 2 weeks ago


Responsable de la gestion administrative et financière du programme CPP - CoRe H/F

#J-18808-Ljbffr