Pôle de rattachement : Pôle Administratif-Ressources-Support
Service de rattachement : Unité risques et qualité
Responsable hiérarchique : responsable de l'unité risques et qualité
Horaires de travail : 9h-17h30 avec coupure déjeuner, du lundi au vendredi, avec adaptation
Missions du poste
÷ Participer à la gestion documentaire de la base qualité
o Mettre en page et indexer les documents qualité (word, excel, power-point, publisher)
o Faire signer les documents qualité à diffuser
o Saisir les documents qualité sur le logiciel métier
o Diffuser les documents qualité sur le logiciel métier en s'assurant de la validation de la version
o Supprimer les documents obsolètes
o Assurer la modification d'un document qualité en s'assurant de l'écrasement de la version précédente
÷ Gérer les imprimés de l'établissement
o Mettre en forme les documents si nécessaire (après une 1ère mise en forme de base par les services demandeurs)
o Faire valider les imprimés
o Créer les imprimés sur le logiciel métier (s'assurer au préalable de l'absence de cet imprimé dans la base) ou modifier / supprimer les imprimés
o Informer les demandeurs de la mise à disposition de l'imprimé sur la base imprimé
o Supprimer les imprimés obsolètes
o Assurer les liens avec l'atelier de reprographie pour la mise à disposition des imprimés
÷ Participer à l'administration et à la « hotline » du logiciel métier
o Créer / modifier / supprimer en temps réel les comptes utilisateurs en collaboration avec la direction des ressources humaines et la direction des soins
o Répondre aux sollicitations des professionnels lors de difficultés rencontrées concernant l'accès au logiciel métier et son utilisation globale
o S'assurer de l'intégration des adresses mails nominatives
o S'assurer de la bonne adéquation professionnel / pôle / service
o Se déplacer vers les professionnels si difficultés d'utilisation du logiciel métier
÷ Participer aux évaluations qualité réalisées sur le logiciel métier
o Paramétrer les blueapps (=questionnaires) sur le logiciel métier
o Saisir les questionnaires à la demande des spécialistes qualité / risques
÷ Rédiger les comptes rendus des réunions de service U.RIS.QUAL.
÷ Assurer l'accueil téléphonique en l'absence des spécialistes qualité / risques
÷ Participer au recueil d'indicateurs issus du logiciel métier
÷ Contribuer à l'organisation logistique des visites de certification ou autres évaluations externes. Participation aux rencontres avec les experts-visiteurs.
÷ Gestion des réclamations, conformément à la procédure de gestion des plaintes et réclamations : réception de la réclamation, enregistrement dans « Blue Medi », accusé réception au plaignant, sollicitation des chefs de service et/ou cadres de santé afin d'obtenir des éléments de réponse, réponse au plaignant avec proposition de rencontrer le médecin médiateur et/ou le médiateur non médecin de l'établissement, envoi de la copie de la réponse apportée aux chefs de service et/ou cadres de santé, mise à jour de la réclamation dans « Blue Medi », alimentation du plan d'actions. Dans le cadre d'un entretien de médiation, envoi du compte-rendu de médiation au plaignant, au(x) service(s) concerné(s) ainsi qu'aux membres de la commission.
÷ Gestion des plaintes (demandes d'indemnisation) via Relyens. Il existe trois options concernant les demandes d'indemnisation : demande d'indemnisation amiable, demande d'indemnisation via à la C.C.I. ou demande d'indemnisation via le tribunal administratif. Réception de la demande, enregistrement dans « Blue Medi », accusé réception au plaignant s'il s'agit d'un usager et demande écrite d'accord quant à l'accès au dossier médical du patient si besoin.
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