Assistant du secrétaire général et du secrétaire général adjoint h/f

Vos missions en quelques mots Missions et activités principales : Sous l'autorité du SG, du SGA, et du chef de cabinet, il est chargé des fonctions suivantes : 1.Interface téléphonique auprès des interlocuteurs internes et externes ; gestion des mails et du courrier (correspondance et redistribution aux services) ; accueil des visiteurs 2.Suivi précis des documents soumis à la signature des SG et SGA (certificats administratifs, suivi des courriers présentés sur Maarch (traitement des courriers dématérialisés) etc 3.Gestion des agendas électroniques du SG et du SGA ; 4.Organisation de réunions et rendez-vous (choix des dates, réservations de salles, coordination des agendas, convocation) et centralisation d'informations et de documents pour la constitution des dossiers correspondants ; en lien avec les autres assistantes du ministère 5.Gestion des déplacements des SG et SGA, : organisation du déplacement en lien avec les services, saisie sur Chorus DT et suivi des validations des ordres de mission et états de frais ; 6.Commande de fournitures de bureau pour l'équipe de direction ; 7.Gestion pour l'équipe de direction du secrétariat général, des absences, congés, RTT, compte-épargne-temps, formations ; 8.Pallier l'absence du chef de cabinet en ayant connaissance entre autres - du fonctionnement de l'application CultureRim, et rester attentif, lors de ses congés, aux besoins des services et du cabinet pour pouvoir répondre à des commandes ponctuelles Profil recherché Compétences techniques / Savoir-faire : -Maîtriser l'outil informatique : messagerie, suites bureautiques, MAARCH, Chorus-DT, RenoiRH, etc. -Rédiger des documents administratifs -Maîtriser les règles, s'intéresser au fonctionnement de l'administration en particulier à celle du ministère de la Culture -Exercer son activité en faisant preuve d'organisation, de méthode et d'autonomie -Hiérarchiser les courriers et les appels téléphoniques selon leur importance -Gérer un agenda d'audiences et de réunions -Mettre en oeuvre l'organisation matérielle de réunions et de colloques -Dialoguer avec aisance avec différentes catégories d'interlocuteurs Savoir-être : -Mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples, en sachant hiérarchiser les enjeux -Réagir à l'imprévu et aux situations d'urgence -Faire preuve de discrétion, de loyauté et de confidentialité totale des données traitées dans le cadre de sa mission -Faire preuve de souplesse et d'une capacité d'adaptation permanente Éléments de candidature Documents à transmettre Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire Personnes à contacter pascale.riaux@culture.gouv.fr