Gestionnaire administratif et comptable des opérations de travaux (h/f)

Missions principales

La ville du Havre recherche pour la direction Bâtiments, énergie

un gestionnaire administratif et comptable des opérations de travaux (h/f)

Cat. B filière administrative

La procédure de recrutement peut inclure en plus des entretiens, des mises en situation et des tests.

Placé sous la responsabilité du Chef de secteur Comptabilité-Travaux, vous assurez le suivi administratif, comptable et financier des opérations de travaux suivies par la Direction des Bâtiments en maîtrise d’œuvre interne ou externe.

ACTIVITES PRINCIPALES

Suivi administratif :

Vous travaillez en binôme avec le conducteur de travaux en charge du chantier et à ce titre vous veillez avec lui à son bon déroulement (suivi du planning, travaux supplémentaires, OS, sous-traitance, alerte pour tout élément administratif ou comptable pouvant avoir une incidence sur le chantier etc …).

Vous rédigez et notifiez les ordres de services, déclarations de poursuite, et avenants.

Vous préparez et notifiez les procès-verbaux de réception et levée de réserve.

Vous rédigez les rapports d’avenants, les délibérations ou décisions liées à l’exécution de l’opération.

Vous préparez et notifiez les actes de sous-traitance.

Vous rédigez divers courriers liés au déroulement du chantier.

Vous assurez le reporting du suivi du chantier avec le responsable de secteur.

Vous vérifiez, en lien avec le secteur Marchés de la Direction les diverses clauses d’exécution des marchés préalablement au lancement de la consultation.

Suivi comptable :

Vous effectuez l’ensemble des opérations liées à la gestion des marchés dans le logiciel comptable CORIOLIS : création de la fiche marché, enregistrements des avenants et actes, engagements,

Vous saisissez des bons de commandes en veillant au respect des seuils des marchés publics,

Vous enregistrez les bons de travaux dans le logiciel BATI,

Vous procédez au règlement des acomptes : vérification du service fait en lien avec les techniciens, contrôle de la facture et liquidation conformément aux marchés, contrôle des pièces justificatives, gestion des certificats de paiement, cautions, avances, décompte général et définitif…,

Vous renseignez les entreprises sur le suivi de leurs factures,

Vous gérez les rejets de la Trésorerie,

Vous procédez à l’engagement des recettes liées à l’opération (subventions notamment),

Suivi financier :

Vous créez et mettez à jour les tableaux de suivi administratif, financier et comptable de l’opération de travaux,

Vous suivez les crédits de l’opération en lien avec le Chef de secteur,

Vous gérez les demandes d’acomptes des subventions liées à l’opération,

Activités accessoires

A la clôture des opérations de travaux, vous effectuez en lien avec le chef de secteur et le technicien la clôture des comptes, le tri du dossier et son archivage (papier et électronique),

Vous gérez des opérations sur marchés à bons de commande,

Vous participez à l’évolution des outils de suivi des opérations de travaux et êtes force proposition.

PARTICULARITE(S) DU POSTE

Vous êtes en relation avec les nombreux intervenants à l’opération de travaux : Conducteurs de travaux et techniciens de la Direction des Bâtiments, Maîtres d’œuvre, Entreprises, Prestataires de services, Gestionnaires des marchés, Services Financiers et Comptables de la Ville, services Pilotes, Financeurs extérieurs,

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL

68 rue Gustave Flaubert

35 h hebdomadaires

Profil recherché

COMPETENCES REQUISES

Connaissances des procédures administratives et comptables (M14),

Maîtrise de l’outil informatique et logiciels spécialisés : WORD, EXCEL, CORIOLIS, Bâtiment, Sage Patrimoine,

Connaissance de l’exécution administrative et comptable des marchés publics : cahiers des clauses administratives générales Travaux, Prestations intellectuelles, Fournitures courantes et services,

Connaissances du fonctionnement des services municipaux et des procédures internes,

Esprit d’équipe et qualités relationnelles,

Sens de l’organisation et de la méthode,

Capacités d’anticipation, d’adaptation et réactivité,

Esprit d’initiative