Assistant·e de direction h/f

ARS NOUVELLE AQUITAINE

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine Espace Rodesse 103 bis rue Belleville CS91704 BORDEAUX CEDEX Direction : DPSA Pôle / Département : Direction Localisation géographique du poste : Bordeaux Si vous êtes en CDI sous convention collective de la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général : Catégorie : Personnel Administratif Niveau : 4A à 5A (nouvelle classification UCANSS) Si vous n'êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d'une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable. Niveau : Contractuel-le niveau 4 du Cadre de Gestion Ministériel. Poste d'encadrement : Non Fonction soumise à Déclaration Publique d'Intérêt : Non Fonctions télétravaillables : Partiellement L'ARS Nouvelle Aquitaine représente les ministères chargés de la santé et de l'autonomie. Elle assure le pilotage régional de la santé et garantit la mise en oeuvre cohérente et efficace de la politique nationale sur son territoire en lien avec un solide réseau de partenaires. Elle soutient des actions de prévention, organise l'offre de santé, assure la veille et la sécurité sanitaire. La Direction de la Protection de la Santé et de l'Autonomie (DPSA) pilote et évalue l'ensemble des politiques de l'ARS Nouvelle-Aquitaine en matière de santé publique, ainsi que les politiques inclusives du champ médico-social. A ce titre, elle développe la promotion de la santé et la lutte contre les inégalités de santé (soutien aux opérateurs, mise en oeuvre de plans nationaux, déploiement d'action de prévention) et déploie des politiques de protection de la santé et de l'autonomie ciblant les populations fragiles (personnes âgées, handicapées, parents, jeunes, enfants, public précaire) regroupées et coordonnées autour des parcours de santé, incluant le soin. De plus, elle assure la veille sanitaire et la prévention du risque infectieux (lutte contre les maladies infectieuses et mesures de prévention), promeut les sujets de prévention et de promotion de la santé au profit de l'ensemble de la population soumise à des facteurs de risques pour la santé (nutrition sport et santé, dépistage des cancers, éducation thérapeutique des patients, maladies chroniques). Enfin, elle est chargée d'animer les instances de démocratie sanitaire relevant de son champ de compétences. Ainsi, la Direction de la Protection de la Santé et de l'autonomie est composée de quatre directions déléguées, et d'une mission complémentaire : - une Direction déléguée à la veille et à la sécurité sanitaire (DD VSS), - une Direction déléguée à l'Autonomie (DDA), - une Direction déléguée à la prévention et à la promotion de la santé (DD PPS), - une Direction déléguée au financement de l'autonomie et de la prévention (DD FAP), - une Mission Démocratie en santé.

Description du poste

Définition du poste : Sous l'autorité de la Directrice de la protection de la santé et de l'autonomie et de la Directrice adjointe de la protection de la santé et de l'autonomie, l'assistante est chargée d'apporter un appui à l'organisation quotidienne du travail et de contribuer au suivi des dossiers, en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées au bénéfice de l'ensemble de la direction. Activités essentielles : - Contribuer à l'activité générale du secrétariat de la Direction de la Protection de la Santé et de l'Autonomie, - Gérer les relations internes (avec les autres directions et la direction générale) et externes de la direction (réception et orientation des usagers et des appels, des sollicitations, des courriers), - Assurer le secrétariat des commissions dont la DPSA a la charge (commissions de coordination des politiques publiques, commissions spécialisées de la CRSA dans le domaine de la prévention et dans celui des accompagnements médico-sociaux, comités de pilotage ou techniques régionaux divers, réunions régionales etc), - Assurer la diffusion des documents (courrier, messagerie, ), - Assurer la gestion et le suivi du courrier, impliquant l'utilisation notamment de l'outil « ELISE », - Gérer et sécuriser l'organisation quotidienne des activités et missions de la direction, - Gérer le planning collectif, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions, - Préparer et suivre des dossiers spécifiques (COMEX, CODIR, séminaires ), - Elaborer des tableaux de bord, des dossiers et suivre les échéanciers, - Traiter les informations et les réponses de 1er niveau, - Constituer les fonds de dossiers, rédiger des projets de courriers et des comptes rendus, - Rechercher, diffuser et archiver les informations nécessaires à la Directrice, son adjointe, aux directeurs et directrice délégués, - Classer et archiver des documents (plan de classement), - Tenir le planning des congés de la direction, et le planning des jours de télétravail des agents. Relations internes : Ensemble des directions de l'agence. Relations externes : Partenaires de la Direction, Ministère, autres ARS. Spécificités du poste / Contraintes : - Dans le cadre de l'organisation collective, assurer la continuité de service, - Poste exposé et exigeant, notamment en termes de disponibilité, réactivité, rigueur, capacités relationnelles et discrétion professionnelle, - Variété et complexité des sujets et des dossiers traités. Rattachement hiérarchique : Directrice de la protection de la santé et de l'autonomie et son adjointe Fonctionnellement, ce poste s'inscrit dans les missions de la plateforme de secrétariat de la DPSA, coordonnée par une assistante de direction coordonnatrice.

Profil recherché

Vos compétences

Connaissances : BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL GESTION DE L'INFORMATION ORGANISATION, MÉTHODE ET PROCESSUS TECHNIQUES DE RÉDACTION Savoir-faire : COMMUNIQUER CONCEVOIR UN OUTIL, UN DISPOSITIF PRIORISER RÉDIGER ARCHIVER Savoir-être : AVOIR L'ESPRIT D'ÉQUIPE ÊTRE AUTONOME FACULTÉ D'ADAPTATION ÊTRE RIGOUREUX RÉACTIVITÉ Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Votre formation

Niveau d'expérience professionnelle attendu sur le poste : une expérience probante dans des fonctions d'assistant(e) de direction serait appréciée.

Contact

Pour candidater connectez-vous sur le lien suivant et créez votre compte dans l'espace candidat : https://ars-nouvelle-aquitaine-recrute.talent-soft.com/offre-de-emploi/liste-offres.aspx TOUTE CANDIDATURE RECUE PAR MAIL NE SERA PAS EXAMINEE Préciser votre statut actuel sur votre CV ou votre lettre de motivation (fonction publique d'origine, corps et grade, niveau pour les agents UCANSS, CDI, CDD).