Assistant.e administratif école

La WAB est une Société Coopérative d’Intérêt Collectif. Depuis 2016 nous œuvrons en France et sur les Dom-Tom pour donner accès à des formations de qualité en lien avec les métiers et les compétences digitales. À ce jour, notre CFA, dispose de 2 titres* :
* Community Manager
* Concepteur Designer UI

*Ces titres appartiennent à des certificateurs
Nous disposons également de 8 certifications professionnelles qui forment toutes à des compétences digitales et dont La WAB est la propriétaire. Sur ce pan, nous sommes donc à à la fois Organisme de formation et Organisme Certificateur.
Pour résumer, La WAB forme à la fois :
* des apprenants en apprentissage, sur 1 à 2 ans (titres professionnels)
* des apprenants en reconversion professionnelle (titres professionnels)
* des apprenants professionnels en formation continue (certifications pros)

Dans le cadre du développement de notre branche certification et formation continue, nous cherchons un/une : Assistant.e administratif.ve école




I - SUIVI ADMINISTRATIF DES PARCOURS (INITIAL ET ALTERNANCE)
1. Organisation des entrées en formation

* Organisation logistique des entrées en formation et transmission d’informations aux parties prenantes (équipe pédagogique, référent social-handicap)
* Récupération des informations des apprenants pour le lancement de leur formation (pièces administratives, informations de situation)
* Gestion des comptes apprenants (Google, Classroom, etc.) et des informations nécessaires à l’entrée en formation (listes logiciels, rappel des modalités de formation)
* Tenue des sessions d’information dédiées lors des rentrées


2. Suivi en cours de formation

* Suivi des remontées des apprenants (suivi individuel hors pédagogie)
* Édition et transmission de documents divers : convocations à l’entrée en formation, certificats entrée-sortie-réalisation, etc.


3. Suivi de l’assiduité

* Édition et transmission des émargements (rentrée, masterclass, etc.)
* Enregistrement des preuves de participation aux visio (rentrées, masterclass, mentorats, réunions pédagogique ou de suivi individuel)
* Récupération et traitement des justificatifs d’absences (arrêt de travail, demande de présence en entreprise, etc.)
* Remontée des alertes d’assiduité auprès de l’équipe pédagogique
* Transmission auprès des entreprises des alternants des rapports d’assiduité


4. Suivi post-formation

* Organisation des sorties de formation : mise en conformité des dossiers et clôture des espaces apprenants
* Récolte des enquêtes post-formation (0, 6 mois et 1 an) et archivage numérique des documents
* Récolte de témoignages écrits et/ou oraux, vidéos


II - SOUTIEN ADMINISTRATIF GÉNÉRAL
* Déclarations des entrées, absences et sorties de formation auprès des organismes financeurs (OPCO, Région, France Travail, Transitions Pro)
* Saisie des données sur les plateformes institutionnelles (RAFAEL, KAIROS, EDOF, etc.)
* Organisation documentaire dans le Drive et aide à la structuration des process internes
* Réalisation des Rendez-vous Admin’ (visio hebdomadaire accessibles aux apprenants pour leurs questions/besoins d’accompagnement administratif)

III - AIDE A L’ORGANISATION DES RENDEZ-VOUS DE SUIVI ALTERNANCE

* En coordination avec l’équipe commerciale, prise des rendez-vous de suivi en entreprise.

- Excellentes compétences organisationnelles et gestion du temps
- Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément avec précision
- Expérience confirmée de 2 ans dans un rôle similaire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Compétences en communication écrite et orale
- Sens du détail et rigueur dans l'exécution des tâches
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe
- Aptitude à résoudre les problèmes de manière proactive
- Connaissance du milieu éducatif et des procédures administratives