Technicien-ne en gestion administrative (h/f)

RESPONSABILITÉS :

💊 Au sein de l'UFR3S - Pharmacie, le Département de Pharmacie d'Officine s'engage pleinement dans la formation de futurs professionnels de santé, avec une attention particulière portée à l'accompagnement des étudiants en alternance dans le cadre du DEUST Préparateur·rice / Technicien·ne en Pharmacie (DEUST PTP)
En tant que Technicien·ne en gestion administrative, vous jouez un rôle pivot entre les étudiants, les équipes pédagogiques, les services centraux et les centres de formation partenaires.
🔎 Vos principales missions :
• Vous assurez le lien entre les responsables pédagogiques, les centres de formation et les services administratifs de l'Université.
• Vous accompagnez les étudiants dans leurs démarches d'inscription, en veillant à la complétude et à la conformité des dossiers.
• Vous êtes en contact régulier avec le relais scolarité du campus santé pour garantir le suivi des démarches administratives.
• Vous pouvez être amené·e à assurer des permanences sur les sites de Douai, Hazebrouck, Le Portel, Valenciennes et Villeneuve-d'Ascq (1 à 2 jours/semaine).
• Vous assurez également le suivi administratif des heures des enseignants vacataires, en lien avec le service de formation continue.
🗂️ Vous exercez également les activités suivantes :
• Accueillir, informer et orienter les étudiants, enseignants et partenaires ;
• Traiter et suivre les inscriptions, gérer les codes OPI, les données administratives et les ruptures de contrat ;
• Alimenter et exploiter les bases de données, rédiger les courriers administratifs, archiver les documents ;
• Suivre l'évolution réglementaire, signaler l'état d'avancement des dossiers et proposer des améliorations.

PROFIL RECHERCHÉ :

🎓 Vous êtes titulaire d'une formation en administration ou en secrétariat, et disposez idéalement d'une première expérience en gestion administrative dans un environnement universitaire ou de formation professionnelle.
✔️ Vous êtes :
• Rigoureux·se, organisé·e et autonome dans la gestion de vos priorités ;
• À l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, messagerie, publipostage, etc.) et les procédures administratives ;
• Doté·e d'un bon sens relationnel, vous savez travailler en équipe et avec des publics variés ;
• Curieux·se et proactif·ve, vous aimez contribuer à l'amélioration continue des processus ;
• Discret·ète et fiable, vous respectez la confidentialité des informations traitées.
📅 Informations pratiques 📍 Localisation principale : Site HU – Site Laguesse
👥 Pas d'encadrement
🚗 Déplacements possibles sur les sites de formation (1 à 2 jours par semaine)
CDD jusqu'au 15 novembre 2025