Assistant(e) de direction

À propos de nous

Rejoignez la Caf de Paris, organisme de protection sociale assurant une mission essentielle de service public favorisant la cohésion sociale et le bien vivre ensemble au profit de 400 000 allocataires et de l'ensemble des familles parisiennes.Vous recherchez un emploi qui a du sens ? Vous avez le sens de l’intérêt général ? Vous partagez les valeurs de solidarité et aimez le travail en équipe ?

La Direction des prestations familiales a pour mission d’aider les familles et les personnes les plus démunies.

D’assurer la relation de service et le paiement à juste droit des prestations. Elle traite ainsi les demandes des

allocataires et la mise à jour des dossiers.

Cette Direction se compose de 2 centres de production sur le territoire et de services supports situés au siège de

l’organisme.

Devenez le/la futur(e) assistant(e) de direction de production sur le site de Nationale (Paris 13

ème). Vous serez

directement rattaché(e) à la Responsable de Centre et son Adjointe.

Vous travaillerez conjointement avec les deux assistantes des centres de production afin d’assurer la continuité du

service.


Mission

Directement rattaché(e) au Responsable du Centre de production et de son Adjoint, et en collaboration avec la secrétaire de direction, vous aurez la charge de :

Accueillir et orienter les différents interlocuteurs du Responsable du Centre et de son Adjoint (réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques, messagerie)

Suivre la boîte mail du Responsable du Centre et de son Adjoint et réaliser les réponses de 1er niveau

Gérer les différentes boites mails en relation avec la branche

* Rédiger des courriers courants, des documents de présentation et des comptes rendus de réunions

* Gérer les informations nécessaires à l’activité des Responsables du Centre et de l’ensemble des agents/managers

* Organiser et gérer les rendez-vous et réunions du Responsable de Centre et de son Adjoint

* Anticiper et participer à la gestion administrative des services de sa Direction du Centre (fournitures, statistiques…)

* Rechercher, diffuser et archiver les informations nécessaires à l’activité de la Direction du centre

* Veiller au suivi des échéances et initier les rappels ou alertes nécessaires

* Préparer et organiser des réunions

* Participer, en tant que personne ressource, à des projets ou missions spécifiques

* Concevoir, prendre en charge, préparer ou suivre certains dossiers spécifiques

* Assurer un rôle de support informatique de 1er niveau pour les problèmes d’accès au réseau informatique

* Assurer l’interface avec la DI et le Service d’Expertise Technique sur les problèmes informatiques et techniques

* Faire le lien avec les différents centres de gestion et faciliter les échanges


Profil

De formation initiale Bac + 2 minimum, une solide expérience dans une fonction similaire est souhaitée.

Vous maîtrisez les fonctionnalités des outils bureautiques mis à disposition et maîtrisez particulièrement Excel (formules, graphiques, base de données, office 365).

Vous connaissez les règles du secret professionnel et de la confidentialité.

Doté(e) de bonnes qualités d’expression et d’écoute, vous savez travailler en autonomie et faites preuve d’adaptabilité.

Disponible, vous avez de bonnes capacités d'organisation (respect des délais, gestion des priorités et des urgences).

Une connaissance de l’environnement professionnel interne et externe de l’organisme serait un plus.

Vos compétences:

* Analyser le contenu des courriers pour évaluer leur degré d’urgence et assumer leur diffusion au bon destinataire

* Organiser l’ensemble de ses activités en respectant les délais, en gérant les priorités

* Optimiser les processus et faire preuve d’initiative dans une démarche d’amélioration continue

* Assister techniquement le Directeur dans son domaine d’intervention (utilisation des logiciels bureautiques, procédures administratives …)

* Discerner les informations confidentielles de celles qui sont diffusables

* Anticiper, conseiller et assister

* Bonnes capacités relationnelles



Informations complémentaires (uniquement pour les annonces externes)

Rejoignez la Caisse d’allocations familiales de Paris et bénéficiez des conditions et avantages suivants :

o Type de contrat : CDI

o Temps de travail : 39 heures (20 jours de RTT par an) du lundi au vendredi 

o Rémunération : à partir de 30 894 euros annuels sur 14 mois selon profil et expérience, complétés par une prime d’intéressement

o Lieu de travail : 75013

o Prise de fonction : Des que possible

o Accès à une mutuelle

o Accès au restaurant d’entreprise

o Participation de l’employeur au titre de transport

o Télétravail possible et horaires flexibles

o Avantages CSE

Dans le cadre de sa politique diversité, la Caf de Paris ouvre également ses postes aux personnes en situation de handicap.