Gestionnaire administratif et financier de l'umr h/f

Description du poste

Missions :

L’agent assure des missions de gestion financière, de suivi administratif des recrutements et d’appui logistique aux activités scientifiques du CREST, en lien étroit avec la Secrétaire générale, les chercheurs et les services des tutelles.

1. Gestion financière et suivi des projets

- Réaliser les opérations d’engagement et de liquidation des dépenses (commandes, missions, services faits) dans les outils comptables des tutelles.

- Collecter, contrôler et archiver les pièces justificatives comptables.

- Gérer l’ensemble du processus de mission pour les personnels et invités du CREST : information sur les modalités de prise en charge, établissement des ordres de mission, réservations de transport et d’hébergement selon la politique voyage des tutelles.

- Contrôler les pièces justificatives, suivre les paiements et assurer le classement et l’archivage des dossiers.

2. Soutien à la gestion des recrutements

- Participer à la préparation et au suivi des demandes de recrutement sur la tutelle GENES (assistants de recherche, doctorants, post-doctorants, etc.) en appui à la Secrétaire générale.

- Mettre à jour les tableaux de suivi des personnels et des contrats en garantissant la fiabilité des informations.

- Récupérer auprès des financeurs les conventions de financement nécessaires au recrutement des contractuels le cas échéant.

- Contribuer au suivi des calendriers de recrutement et relancer les interlocuteurs internes et externes si nécessaire.

- Participer à la diffusion des informations relatives aux procédures et aux outils de gestion RH.

- Appuyer la Secrétaire générale dans la coordination avec les services RH des tutelles.

- Assurer le suivi des chercheurs associés au CREST

- Contribuer à la bonne intégration administrative des nouveaux agents au sein du laboratoire

3. Gestion administrative et logistique

- Contribuer à l’élaboration et au suivi des dossiers administratifs (devis, conventions, correspondances diverses).

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du laboratoire et orienter les courriers et courriels entrants.

- Tenir à jour les tableaux de suivi, inventaires et bases de données, en garantissant la fiabilité des informations.

- Contribuer au bon fonctionnement général et aux activités transverses de l’équipe administrative.

4. Appui aux activités scientifiques

- Accompagner les chercheurs dans la préparation et l’organisation des événements du laboratoire (séminaires, colloques, conférences).

- Gérer en autonomie un ou plusieurs séminaires récurrents du CREST.

En fonction des priorités, le(la) titulaire du poste peut être amené(e) à contribuer à d’autres activités transverses de l’équipe administrative.

Conditions d'exercice particulières

Poste situé à Palaiseau (91120) sur le campus de l’Institut Polytechnique de Paris. (10 min de bus du RER Massy-Palaiseau). Télétravail possible.

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap.

Description du profil recherché

Savoirs :
- Connaissances en gestion administrative, budgétaire et comptable

- Modes de fonctionnement des administrations publiques

- Un niveau intermédiaire en anglais serait un plus

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils informatiques de bureautique (Excel)

- Capacité à utiliser les outils informatiques appliqués à la gestion financière et comptable (GFD, GESLAB, PEP)

- Capacité à mettre en œuvre des procédures et des règles en particulier dans le domaine de la gestion financière (collecte, traitement, vérification, enregistrement et transmission d'informations)

- Savoir informer et rendre compte

- Accueillir, écouter, communiquer avec diplomatie

- Organiser et gérer les priorités

Savoir-être :
- Aisance relationnelle

- Sens de l’organisation

- Capacité à travailler en équipe

- Rigueur et fiabilité

Temps Plein

Oui

Autres

Poste ouvrant droit à la NBI

Non

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
3. CONNAISSANCES - Langues
4. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
5. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
6. SAVOIR-FAIRE - Fiabiliser
7. SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
8. SAVOIR-ÊTRE - Être diplomate
9. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'analyse
10. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Spécialisation

11. plurivalentes des et de la gestion (y compris administration des entreprises et des collectivité)
12. Finance, banques, assurances
13. Comptabilité, gestion

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Intermédiaire ou de suivi)