Description de la mission
MISSIONS
Rattaché au Directeur de Pôle :
§ Assurer le secrétariat courant
§ Apporter une contribution régulière dans le cadre de ses missions aux objectifs statutaires de la société à mission
ACTIVITÉS
Secrétariat Classique et Assistance des Directions
§ Effectuer le secrétariat courant : gestion des fournitures, traitement réponse aux courriers institutionnels ou de réclamations, gestion agenda et des congés, accueil téléphonique, édition en envoi des publipostages
§ Organisation et suivi des réunions : réservations de salle, invitations et rédaction des comptes-rendus
§ Organiser le traitement des dossiers : numérisation des documents sur les outils métiers, classement, archivage, gestion documentaire
Assistance Technique des collaborateurs du Pôle
§ Assister les collaborateurs/trices du pôle dans le suivi administratif des dossiers selon les procédures en vigueur
§ Participer à la chaine de traitement des dossiers sur progiciel : saisie BC/BT, facturation
§ Secrétariat des Conseils de Concertation Locative (CCL) : planification des réunions, préparation de lordre de jour, rédaction des compte-rendu
§ Réception, contrôle et enregistrement des attestation multirisque habitation fournies par les locataires ; envoi et suivi des relances
§ Informer et orienter les partenaires, les prestataires et les clients
ACTIVITÉS ANNEXES
§ Participer à la polyvalence au sein du pôle
§ Participer à la formalisation des procédures.
§ Assurer le lien avec les autres services pour transmissions des informations et des données issues de l'activité du pole.
Profil
Diplôme : Bac / niveau BTS
§ Connaissance et maîtrise de la bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
§ Connaissance des logiciels métiers souhaitée (notamment Maarch, PIH, Novamap)
§ Connaissance et respect des procédures en matière contractuelle.
§ Capacités d'initiatives, d'adaptation et autonomie
§ Discrétion, organisation, rigueur et qualités relationnelles
§ Aptitude au travail en équipe
Fourchette de salaire
25-30 k
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