Assistant d'élus (f/h)

- Organiser et coordonner l'activité des élus
o Effectuer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs internes et externes des élus
o Tenir les agendas des élus
o Organiser les rendez-vous, réunions avec des partenaires multiples et manifestations des élus (convocations réservations de salles, intendance), préparer les dossiers en sollicitant les directions concernées et rédiger les comptes rendus
o Suivre et diffuser le courrier des élus (tri, hiérarchisation selon leur importance, enregistrement, distribution, suivi des délais de réponse recueil des visas et des signatures, expédition, classement et archivage des documents)
o Effectuer les activités et travaux de secrétariat : saisie, mise en forme de documents, préparer les réponses aux courriers simples.
o ...etc.
- Contribuer à l'organisation du service
o Contribuer à la conception et l'évolution des procédures communes à l'ensemble de l'équipe du service.
o Assurer le remplacement des autres assistantes en leur absence en prenant en charge le secrétariat de plusieurs élus.