Adjoint administratif

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi ACCUEIL
ETAT CIVIL
URBANISME
COMMUNICATION
COMPTABILITE Missions / conditions d'exercice Accueil physique et téléphonique
Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence :
•Capacité d’écoute
•Accueillir le public avec amabilité
•S’exprimer clairement
•Reformuler les demandes
•Recevoir, filtrer et orienter les appels (réception, traitement et diffusion de l’information)
•Gérer les situations de stress et les publics difficiles
•Renseignement sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité : connaître l’organigramme interne
•Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges)
•Inscriptions aux écoles (mise à disposition CCTVL)
•Gestion des mails : traitement et diffusion de l’information
•Réception et enregistrement du courrier à l’arrivée et au départ
•Affranchir le courrier
•Organisation des journées commémoratives
•Envoi des invitations pour la cérémonie des vœux
•Envoi des invitations pour le repas des personnes âgées
•Transmettre et réceptionner les dossiers de demandes de logement
•Enregistrer et rédiger les actes d’état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
•Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de la publicité,
•Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
•Accompagnement des administrés dans la nouvelle procédure de délivrance des CNI via la plateforme de l’Agence Nationale des titres sécurisés
•Recensement militaire avec établissement de la liste et délivrance des attestations
•Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage
•Assister l’officier d’Etat civil lors de la célébration des mariages
•Tenue des registres d’Etat civil et suivi des déclarations des actes :
- apposer les mentions marginales
•Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)
•Accueil, information conseil et orientation des particuliers, des pétitionnaires et des professionnels :
•Ecouter et conseiller les demandeurs sur la faisabilité du projet, les démarches à suivre, les documents nécessaires à l’instruction de la demande
•Pré-instruire en lien avec le SADS
•Saisir les dossiers dans les progiciels
•Gestion et suivi des saisines par voie électronique
•Publications panneau lumineux, panneau pocket, site internet
•Mise à jour du site internet
•Affichage
•Gérer les mails : traitement et diffusion de l’information
•Affranchir le courrier
•Organiser les journées commémoratives et manifestations communales
•Envoyer les invitations pour le repas des personnes âgées
•Saisir les informations nécessaires à la réalisation des mandats de paiement Profils recherchés Connaître l’environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités locales.
Connaître les missions des administrations et partenaires publics.
Connaître les règles essentielles du droit public et les modalités et organismes de contrôle (Préfecture, Trésorerie)
Connaître la réglementation en matière d’archivage, et de la RGPD

Être organisé, rigoureux, méthodique et autonome
Être capable de travailler avec de nombreux interlocuteurs.
Faire preuve d'aisance au niveau de l'expression écrite et orale.
Sens du contact et du dialogue.
Sens du service public.
Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve.
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles
Être diplomate