Assistant(e) polyvalent(e) h/f

Description de l'entreprise

Acteur de référence d’envergure internationale, GL events est présent sur les trois grands marchés de l’événementiel. Congrès, conventions, événements culturels, sportifs ou politiques, salons professionnels et grand public, le Groupe accompagne entreprises, institutions et collectivités pour imaginer, produire et accueillir des événements partout dans le monde. Créé à Lyon il y a plus de 45 ans et présent dans plus de 20 pays, il est animé par près de 6 000 collaborateurs !

En tant que filiale locale du groupe, Toulouse events assoit sa position d’acteur économique majeur de la Métropole et de la Région. En créant et en organisant une quinzaine d’événements en propre (Foire Internationale de Toulouse, salon Auto-Moto, salon Vins & Terroirs, …) et en accueillant plus de 85 événements par an au MEETT, nous animons le territoire et développons son attractivité.

Inauguré en septembre 2021, le MEETT réunit sur un même lieu le Parc des Expositions et le Centre de Conventions & Congrès, et offre aux visiteurs une expérience nouvelle et sur-mesure. L’espace, situé aux portes de Toulouse, s’étend sur 55 hectares et dispose de surfaces intérieures et extérieures permettant de répondre à tous types de demandes ainsi qu’aux besoins les plus exigeants. Il comprend :

- un Parc des Expositions (7 halls, 40 000 m²)

- un Centre de Conventions & Congrès (15 000 m²) avec 3 forums, un foyer d’accueil, une plénière de 250 à 3 500 places, et un espace de séminaire dès 100 personnes (le « Niveau 1 ») doté de 12 salles modulables et 4 espaces de networking

- des espaces extérieurs

En complément des salons, le MEETT permet l’accueil de réunions, séminaires, congrès et conventions de toute taille, couvrant autant de secteurs d’activité différents, sur les marchés associatifs, institutionnels, des entreprises, des agences et organisateurs professionnels.


Poste

Pour renforcer nos équipes, nous recherchons un(e) Assistant(e) polyvalent(e) H/F

VOS MISSIONS :

Gestion flux - billetterie - contrôle d’accès

Dans cette mission, vous assistez la Responsable de la gestion des flux-billetterie-contrôle d’accès.

1)Exploitation (mission principale)

1. Préparation (paramétrage) et exploitation de la billetterie, des accréditations et du contrôle d’accès pour les événements accueillis et organisés au MEETT, en liaison directe avec tous les services concernés tels que ADV, service opérations, chef de projet MICE
2. Support à la vente des outils : gestion de la relation avec les organisateurs internes et externes, en support technique et métier des chefs de projet des événements accueillis (agilité pour trouver les solutions pour répondre aux exigences des organisateurs)
3. Gestion de la relation clients et exposants
4. Guider les exposants sur l’espace exposant, les e-invitations, les e-parkings

2)Mise en œuvre et gestion des évolutions de l’outil AXESS (mission annexe)

5. En collaboration avec le prestataire choisi et en coordination avec le responsable du projet :
6. Sur chaque phase du projet : suivi des réalisations et des livrables du prestataire ; réunions de travail avec le prestataire et rédaction des comptes-rendus
7. Préparation et réalisation des tests
8. Contribution active pour garantir le respect du planning et du périmètre du projet

Signalétique dynamique et fixe

9. Programmation de l’ensemble des outils digitaux du MEETT (signalétique dynamique et fixe : directionnelle, d’informations et de programmation).

Administratif

10. Aide à la gestion administrative de la Direction Générale : Distribution d’invitations diverses (MA, MO) en interne et en externe ; Envoi du mail de réponses type suite aux candidatures reçues ; Gestion des fichiers d’inscription aux événements d’entreprise ; etc.
11. Gestion du courrier
12. Mise à jour des fichiers (gestion des NPAI, saisie de nouvelles fiches clients, fichier VIP etc.)
13. Préparation des fiches d’information sur les événements
14. Commandes de fournitures
15. Gestion occasionnelle des questionnaires qualité des manifestations accueillies et des questionnaires visiteurs salons organisés
16. Gestion des badges collaborateurs

Standard – Accueil

17. Être force de proposition et assurer l’accueil de nos clients au MEETT tout en étant garant de la bonne tenue des espaces communs
18. Réceptionner les appels téléphoniques du standard
19. Renseigner, transférer les appels, prendre des messages selon les consignes reçues
20. Actualiser la liste des manifestations programmées sur la messagerie vocale
21. Participer à l’organisation et au suivi administratif de l’activité accueil-standard
22. Gestion de la boîte mail contact


Profil

Connaissances :

23. Expérience professionnelle requise dans l’administratif ou de formation supérieure, type BTS Assistant de Gestion ou Assistant commercial
24. Parfaite connaissance de l’outil pack office
25. L’anglais serait un plus

Aptitudes :

26. Organisé – rigoureux
27. Gestion des priorités
28. Polyvalent
29. Sens de l’accueil
30. Bon sens du relationnel