Description du Poste
Le département DMW – Direction Mobility & Workspace gère pour l’ensemble du Groupe Assystem, les achats indirects, la partie immobilière et exploitation des locaux, l’ensemble de la flotte de plus de 700 véhicules pour 5 entités différentes, ainsi que les déplacements des salariés en France et à l’étranger.
Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / services généraux sous la responsabilité du Contrôleur de gestion DMW. Il ou elle gère et assiste le département dans les tâches administratives liées aux achats hors production, à l’intervention de prestataires externes, au suivi des données immobilières. Il/elle interviendra également sur les problématiques gestion (suivi commande, facturation, etc.).
C’est un véritable soutien opérationnel.
Lapersonne sera rattachée à la Business Unit DMW faisant partie de la direction financière, et intégrera une équipe de 14 personnes.
Missions de suivi administratif :
1. Suivre la gestion administrative des contrats
2. Suivre et saisir les données relatives aux baux et contrats dans notre outil de gestion immobilière
3. Rédiger des courriers pour la résiliation des baux et des différents contrats
4. Suivre et gérer le parc copieurs
5. Suivre les abonnements de parkings
6. Suivre les consommations EDF
Suivi des achats
7. Saisir les commandes d’achats sur l’outil de gestion interne
8. Valider les réceptions en prévision des paiements de factures
9. Participer à la facturation interne
10. Être en relation avec la comptabilité
11. Gérer les relations avec les prestataires et les fournisseurs
12. Participer à l’élaboration des budgets
Participation aux activités immobilières
13. Utiliser l’outil de gestion immobilière (Camileia) pour le suivi des actions, suivi des contrats
14. Enregistrement sur Camileia des contrats, devis, etc.
15. Être le garant des données enregistrées dans l’outil de gestion immobilière
Et qu’avons-nous à vous offrir ?
En intégrant notre équipe, vous serez au cœur de l’action, jouant un rôle essentiel dans le succès de notre organisation. Vous contribuerez directement à une gestion efficace et harmonieuse à chaque étape du cycle de vie des projets.
Vous aurez l’opportunité de développer vos compétences dans un environnement stimulant et dynamique. Vous serez accompagné(e) par une équipe bienveillante, prête à partager son expertise et à vous aider à atteindre vos objectifs professionnels.
Vous serez en contact régulier avec les opérationnels et diverses parties prenantes internes et externes, ce qui vous permettra de développer d’excellentes compétences relationnelles et de communication.
Profil
De formation Bac+2 en achats, gestion, ou administration des entreprises, vous justifiez d’une première expérience réussie sur un poste similaire ou dans l’assistanat de direction.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre organisation et votre capacité à gérer les priorités. À l’aise avec les outils bureautiques (notamment Excel), vous maîtrisez un ou plusieurs logiciels de gestion des achats ou ERP.
Votre sens du service, votre aisance relationnelle et votre capacité à communiquer efficacement avec les fournisseurs et les équipes internes sont essentiels pour réussir à ce poste.
Compétences et Qualités requises :
16. Connaissance pack Office
17. Capacité à travailler en équipe
18. Capacités rédactionnelles
19. Notion forte de Service clients
20. Rigoureux(se), consciencieux(se) et organisé(e)
Nous nous engageons au respect de l’égalité de traitement entre les candidats, et célébrons toutes les formes de diversité. Chez Assystem, seules les compétences comptent ! Si vous souhaitez porter à la connaissance d’Assystem une quelconque situation ou des besoins spécifiques, n’hésitez pas vous serez accompagné(e) !
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