Description :
Description des missions:Le référent des écoles et instituts assure l'organisation administrative et budgétaire de l'ensemble des écoles et instituts.Pour cela, il collabore avec le coordonnateur général des écoles et instituts, il organise les liens avec les directions fonctionnelles, les tutelles et les partenaires.Il participe à la mise en place des formations ouvertes aux établissements extérieurs.Il assure le management et anime une équipe.Il pilote des études et des enquêtes, suit les effectifs des agents et le budget des écoles et instituts et il participe aux projets transversaux.Description des activités:Conformément à la fiche métier FHF, en lien et sous la responsabilité du coordonnateur général des écoles et instituts:Activités liées aux écoles et instituts:Piloter des études et des enquêtes (enquêtes institutionnelles, Région Grand Est, ARS.):SolSTISS, KPMG, Chiffres clés, CEREQ.Piloter des projets en lien avec le Coordonnateur Général des écoles et instituts, les directeurs d'écoles ou instituts.:Appel à projet en lien avec la Région Grand EstJournée des échangesJournées portes ouvertes, forum des formations, ateliers.Logiciels de scolaritéOuverture et/ou fermeture d'école et/ou centre de formationApprentissageConvention SAPS.Coordonner les secrétariats des écoles et instituts sur des missions communes (enquêtes, procédures, effectifs élèves et étudiants, calendriers, assurances des élèves et étudiants, PTR.)Suivre le budget C en lien avec la DAF:Budget de fonctionnementRecettes des frais de concours, des frais d'inscriptions et des étudiants ayant un lien avec un employeurRecettes des formations ouvertes aux établissements extérieursRecettes et dépenses ERASMUSRecettes et dépenses de la Taxe d'ApprentissageRecettes et dépenses du GCSRecettes des locations de salles de la Tour Marcel BrotRecettes diverses (matériel non restitué.)Suivre les effectifs et assises en lien avec la DRH:Suivi mensuel, mise à jour des organigrammes et listingsSuivi des départs et des arrivéesEnvoi et suivi des AVP, suivi des affectations, maladies, temps de travail.ErasmusSuivre les conventions de financements en lien avec les référents Erasmus IFSI, la DAF, l'Agence Européenne et la Région Grand EstSuivre et mettre en paiement via le logiciel RH les frais de déplacementsTaxe d'Apprentissage:Créer les demandes d'habilitation et mettre à jour les données en lien avec l'ARSAssurer la campagne de la Taxe d'Apprentissage: préparer et diffuser la plaquette de communication, réceptionner et suivre les recettes en lien avec la DAF et la TPRecenser les besoins, commander et suivre les achats de matériel pédagogique et informatique en lien avec les écoles, la DSE et la DSIActivités diverseset ponctuelles :Œuvres protégéesMise à jour des tarifs des droits et frais de scolaritéGestion des locations de salles de la Tour Marcel BrotSuivi du matériel informatique (PC, copieurs.)Création ou fermeture d'UFMise à jour des plansSuivi des agréments de directeurs et d'écolesOrganisation de la campagne de vaccination grippe à la Tour Marcel BrotDemande d'ouverture d'accès (espaces partagés, parking Tour Marcel Brot) .Activités liées aux formations ouvertes aux établissements extérieurs:Actualiser les plannings et tarifs des formations ouvertes aux établissements extérieursEffectuer le bilan pédagogique et financier (DRTEFP)Suivre les recettes prévisionnelles et réellesOrganisation des éléments variables de paievia le logiciel RH :Vérifier et contrôler le paiement des indemnités de stages et frais de déplacements des étudiantsVérifier et contrôler le paiement des indemnités de cours et jurys des intervenantsVérifier et contrôler le paiement des frais de déplacements des formateursAutres activités liées à la coordination des écoles et instituts:Préparer et participer au CODIR Formation, AG FormationPréparer et participer aux points mensuels avec le chef de départementParticiper au CODIR Qualité et autres réunionsLien avec la coordinatrice des stages du GHT 7Lien avec les différentes directions fonctionnelles, tutelles et partenairesManager son équipe:Mettre en place l'organisation et les conditions de travail et animer une équipe de gestionnaires, logistique, documentaliste et webmaster+ Toute activité supplémentaire utile et définie par la Direction.
Profil recherché :
Pour réaliser ses activités, le référent des écoles et instituts sait:Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelleOrganiser et traiter les informations, documents, communications téléphoniques et mails liés aux dossiersSavoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents avec pertinence et professionnalismeUtiliser une procédure, un code, un la
Experience: Expérience souhaitée
Secteur d'activité: Activités hospitalières
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