Description entreprise :
Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.
Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.
Situé à Bordeaux, proche de Mérignac, le Groupe Hospitalier Pellegrin est le plus important des sites du CHU de Bordeaux. Il constitue un centre de soins aux compétences et équipements très étendus.
Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l'hôpital Haut-Lévêque, l'hôpital Xavier Arnozan, l'EHPAD Les jardins de l'alouette ainsi que l'EHPAD de Lormont.
L'Institut des Métiers de la Santé (IMS) assure la formation initiale et spécialisée d' un peu plus de 2000 apprenants et la formation continue des professionnels de santé.Il est situé sur les deux sites géographiques, Pellegrin en centre-ville et Xavier Arnozan sur la commune de Pessac.
L'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) réalise la formation de 1000 étudiants répartis sur trois promotions afin de les conduire vers l'obtention d'un diplôme d'Etat.
L'Institut de Formation aide - soignante ( IFAS) assure la formation de 60 élèves afin de les conduire vers l'obtention d'un diplôme d'Etat.
Description du poste :
Mission(s) générale(s) :
Le poste comporte deux périmètres d'activité :
Le département de scolarité de l'Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS)
Participer aux activités du département de scolarité de l'institut pour améliorer l'efficience et participer ainsi à la mise en œuvre de la démarche qualité.
Organiser pour l'équipe de direction et / ou pour l'équipe pédagogique la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées à la formation des étudiants ou au suivi des dossiers.
Contribuer à l'organisation logistique (organisation de réunions, planification rendez-vous).
Le département des stages de l'Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) et l'Institut de formation en Soins Infirmiers (IFSI)
Participer aux activités administratives du département des stages
Contribuer à la démarche qualité du département des stages
Principales activités
Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS)
Administratif
Accueil physique et téléphonique des professionnels extérieurs et des élèves
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Traitement des courriers (électroniques et postal), dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Création et gestion de bases de données sur le parcours des élèves pendant la formation
Suivi des effectifs des élèves (interruption de formation, réintégration après interruption de formation, intégration par voie de mutation)
Gestion des archives de l'institut (format papier et numérique)
Gestion
Prise en charge financière des élèves, devis, complétude et suivi des dossiers (pôle emploi, employeurs PPH), attestations mensuelles…
Suivi budgétaire de l'institut en lien avec la coordination administrative des écoles
Préparation, édition, envoi, suivi et archivage des conventions de stage des élèves.
Gestion et suivi des pièces administratives des vacations des intervenants et suivi budgétaire.
Inscription
Mise en forme et mise en ligne des documents relatifs aux modalités d'entrée sur le site internet de l'institut
Gestion concours d'entrée :
Contrôle des dossiers d'inscription
Préparation épreuves
écrites : envoi convocations, éditions listes, préparation documents jury, saisies notes et édition tableaux
épreuve orale : envoi convocations, organisation horaires épreuve orale et gestion passage candidats
Diplomation
Suivi de la procédure et du calendrier des jurys du diplôme d'Etat en lien avec la DREETS.
Instances
Préparation des différentes instances en lien avec l'équipe de direction :
Envoyer les convocations et les documents nécessaires à l'étude des situations individuelles (pédagogique ou disciplinaire)
Assurer le suivi des notifications de décision
Commandes
Demande informatique d'intervention dépannage
Gestion des stocks de produits, de matériels (saisie, suivi, contrôle, relance commandes)
Le département des stages de l'Institut de Formation Aides-Soignants (IFAS) et l'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)
Gestion administrative du département des stages
Gestion des bases de données
BL : Mise à jour du logiciel de scolarité
E-Notitia
dépôt des affectations de stage
dépôt et extraction d'enquête de satisfaction, production de statistiques
dépôt des livrets d'accueil et/ou fiches d'identification des terrains de stage et des possibilités de logement
Rédaction du compte-rendu des Réunions de Coordination de Formation Clinique (RCFC) : synthétiser les échanges et tracer les décisions prises
Gestion des données des fiches de renseignement par année et par promotion : diffusion et traçabilité des données dans l'outil institutionnel
Gestion des offres de stage et des demandes annuelles de stages
Gestion des affectations de stage :
Créer les périodes de stage dans BL
Effectuer la mise en stage sur BL, en binôme avec une coordinatrice de stage
Participer à l'édition des courriers de mise en stage, des conventions de stage, des documents de stage de l'étudiant, selon les besoins
Contribution à la démarche qualité du département des stages
Réaliser les courriers de remerciements pour les offres de stage
Réaliser les mails pour prévenir des changements d'affectation d'un apprenant
Réaliser les courriers de non utilisation des offres proposées
Collecter et diffuser auprès des élèves des livrets d'accueil et/ou fiches d'identification des terrains de stage, les possibilités de logement en lien avec les stages
Activités administratives diverses
Accueillir, informer, renseigner et orienter les apprenants, les partenaires de stage, les formateurs
Gérer les courriers et mails : enregistrement, diffusion, rédaction, classement
Gérer les agendas : gestion des rendez-vous
Gérer et suivre les demandes d'interventions de maintenance
Missions spécifiques/Particularités du poste
Deux périmètres d'activité : IFSI et IFAS
Profil recherché :
COMPETENCES TECHNIQUES :
Logiciels bureautiques standards et spécifiques à la scolarité (planwin, winifsi)
Classement et archivage
Référentiel formation en soins infirmiers et aides-soignants
Organisation et fonctionnement interne des instituts
COMPETENCES ORGANISATIONNELLES :
Organisation et méthodes de travail
Esprit d'initiative
Capacités à anticiper et à prioriser
Réactivité
Rigueur
COMPETENCES RELATIONNELLES :
Sens du travail en équipe
Sens des responsabilités
Capacité à partager et à négocier en équipe
Capacité d'adaptation au changement
Capacité d'écoute et d'accompagnement
Capacité à rendre compte
Disponibilité
Ouverture
Créativité
Capacité à faire preuve de discrétion professionnelle
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