Rattaché(e) à l’adjointe du chef du Département des Technologies des Nouveaux Matériaux (DTNM), et en tant qu’Assistant(e) de Direction H/F, vous avez pour mission d’intervenir en support administratif auprès de l’équipe de Direction (environ 12 collaborateurs).
Vous serez notamment chargé(e) de :
* Instruire les demandes d’achats et en suivre la réalisation en lien avec les gestionnaires des achats,
* Préparer et accompagner les nouveaux arrivants dans leur prise de poste,
* Suivre le circuit de départ des collaborateurs,
* Instruire les diverses dépenses liées au fonctionnement du département (frais d'invitation de personnalités extérieures, frais généraux, …),
* Gérer les déplacements professionnels (missions) et le traitement des frais associés,
* Organiser la logistique des réunions et des visites clients,
* Participer à l’organisation d’évènements (AG, séminaires, fêtes de Noël…),
* Gérer les droits et accès sur les répertoires informatiques partagés,
* Participer à la gestion du parc informatique, en tant que correspondant(e) informatique,
* Participer aux réunions, et assurer la rédaction et la diffusion du compte rendu,
* Gérer la diffusion des livrables et faits marquants pour l’ensemble du département,
* Participer à la diffusion d’informations via TV TOOLS,
* Effectuer diverses tâches administratives (courriers, scans, commandes, archivage…),
* Gérer les agendas du chef de département et de son adjointe,
* Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes,
* Saisir les avis de RDV et gérer les dossiers LPE,
* Être force de proposition sur l’amélioration continue de l’ensemble des processus en lien avec les missions des assistantes du département.
Pour cela, vous agissez en interaction avec les collaborateurs des différents laboratoires, la ligne managériale, les assistantes du département et les interlocuteurs externes (direction du LITEN, services fonctionnels, fournisseurs, clients, etc..).
Afin de garantir la continuité de service, vous êtes amené(e) à remplacer les autres assistant(e)s en cas d’absence, en particulier durant les périodes de congés.
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