Agent administratif - vie associative h/f

La Ville de Calais recherche son prochain talent… Et si c’était vous ?

Intégrer une collectivité territoriale innovante, où l’humain est le sens même de la mission et la transformation digitale son outil, cela vous tente ?

Missions globales :

Véritable porte d’entrée de la collectivité, l’agent administratif – Vie Associative du service Vie Associative assure la gestion administrative du service, l'accueil et l'accompagnement des usagers et des autres services de la ville.

Activités :

Accueil-Secrétariat :

* Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité ;

* Gérer l’administration du service via les différents logiciels métiers ;

Gestion des ressources associatives :

* Organiser des points réguliers avec les associations ;

* Réaliser le bilan des activités associatives et en faire un compte rendu ;

* Mettre en place des plannings, des documents administratifs des salles ;

Presse et Communication :

* Assurer une veille et un suivi quotidien de la presse en intégrant les articles dans les dossiers d’associations ;

* Gérer la communication du service (projets, extranet, logiciels de communication, supports imprimés) ;

* Rédiger et diffuser une brève associative mensuelle ;

Gestion administrative :

* Gérer les répertoires et les fichiers du service ;

* Gérer les ordres de mission et les commandes de fournitures ou de matériels pour les salles municipales et les activités du service ;

* Assurer l’archivage des documents ;

Base de données associatives :

* Contacter les associations actives et veilles afin d’alimenter la base de données ;

* Veiller à la fiabilité et à l’actualisation régulière des informations ;

Axe bénévolat et projets du service :

* Alimenter une plateforme sur le bénévolat en lien avec la responsable de service ;

* Mettre en place des projets ;

* Collaborer avec la coordinatrice et la responsable de service dans les projets transversaux ;

Guid’asso information :

* S’impliquer et participer au réseau (formations, informations, réunions…)