La personne recrutée aura pour mission d'accompagner les deux cheffes de projets événementiels dans l’organisation administrative et logistique des événements dont elles ont la responsabilité pour faire face à une charge de travail élevée liée au nombre d’événements en 2026.
* Aide à la préparation logistique des événements : réservation des salles, demande de devis et suivi des demandes aux prestataires, gestion des commandes, réservation des hébergements et des transports pour les conférenciers.
* Assurer le suivi administratif et budgétaire de l’événement: contrôle des devis, demandes d’achat, bons de commande et factures ;
* Préparation du matériel nécessaire à la tenue de l’événement : signalétique, badges ;
* Participer à l’accueil des intervenants, des participants et des prestataires le jour J ;
* Recherche de nouveaux lieux et de nouveaux prestataires : assurer une veille dans le domaine .
* Toute autre tâche liée au bon déroulement des événements.
Une formation est prévue sur les différents logiciels propres à la cellule congrès (logiciel de gestion des congrès) et à l’UCBL (Notilus)
Conditions particulières d'exercice :
Déplacements ponctuels sur les événements ;
Disponibilités élargies lors des périodes de préparation et de déroulement des événements.
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