Sous l'autorité de son N+1, l'agent assure l'accueil physique et téléphonique du public et gère la régie accueil. Il participe à la définition et met en œuvre les orientations stratégiques en matière de population et d'offre de services. Il optimise et développe les activités population de la collectivité. Il instruit et constitue les actes d'état civil : il délivre les livrets de famille et assure la tenue administrative des registres.
Missions ou activités
- Etat civil : Recevoir et instruire les actes de déclaration et de célébration relatifs à l'état civil. Apprécier la demande au regard des documents
Contrôler l'authenticité des documents fournis
- Elections : Gestion des listes électorales avec la commission dédiée
Préparer, organiser les divers scrutins politiques et professionnels, suivre leur déroulement
- Funéraire : Contrôler et délivrer les différentes autorisations
Attribuer ou renouveler les concessions funéraires, mises à jour permanente du fichier des cimetières. Reprise des concessions
- Affaires générales : Recevoir et instruire les déclarations de débits de boissons, les demandes d'attestation d'accueil pour les étrangers
Recenser les inscriptions pour la liste militaire
Informer les usagers lors de la remise de différents formulaires administratifs
- Affaires sociales : gestion CCAS et instruction des demandes d'aide
- Gérer les tickets restaurant, chèques cadeau ANCV
- CME : Préparer les convocations, invitations, courriers, inscriptions pour les sorties
- Vie associative : gestion des demandes. Établissement des conventions d'occupation, organisation des réunions (planning occupation des salles,
subventions) avec l'élu(e) référent (e)
Experience: 12 Mois
Compétences: Techniques de numérisation,Utilisation d'une machine à affranchir,Méthode de classement et d'archivage,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Assurer un accueil téléphonique,Réaliser des travaux de reprographie,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Accueillir, orienter, informer une personne,Identifier, traiter une demande client,Corriger et mettre en forme un document,Utiliser les outils bureautiques,Établir, mettre à jour un dossier, une base de données,Relayer de l'information
Langues: Allemand souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
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