Responsable du pôle administratif et financier – cdi

L’association ADOS, créée en 1985, a pour but de regrouper les hommes et les femmes qui souhaitent s’engager et concrétiser des relations internationales d’amitié, d’échanges et de coopération et appuie son action notamment sur une longue expérience et sur un large réseau de partenaires en France, en Drôme-Ardèche et au Sénégal dans la région de Matam autour des axes suivants:

* L’accompagnement de partenariats de coopération décentralisée et la mise en œuvre de projets d’appui au développement local, en particulier dans les secteurs de l’agriculture et sécurité alimentaire, de l’éducation, de la santé.
* L’éducation à la citoyenneté et à la solidarité internationale (ECSI)
* L’accompagnement à la mobilité internationale et aux porteurs de projets de solidarité internationale.

Les valeurs qui fondent l’action d’ADOS sont:

Une connaissance réciproque

Prendre conscience des réalités de l’autre, reconnaître les valeurs de chacun, partager les analyses et les expériences humaines.

Une confiance et une coresponsabilité partagées

Définir des objectifs communs à partir de réalités différentes. Partager les réussites, comme les échecs.

Une relation égalitaire

Dépasser la relation entre donateurs et bénéficiaires. Vivre l’idée d’un enrichissement réciproque.

L’association emploie autour de 15 salariés (ou assimilés) répartis pour près d’1/3 à Valence et 2/3 à Matam au Sénégal.

Sous l’autorité de la directrice, en relation avec les instances dirigeantes (Bureau et CA), le/la Responsable de pôle Administratif et Financier est garant.e de la bonne gestion administrative et financière de l’association, pour cela il.elle doit utiliser et développer tous les outils nécessaires à une comptabilité générale et analytique mis en place antérieurement.

Le/la RAF encadre un assistant comptable en Alternance en France et une Secrétaire / Comptable (Responsable du Pôle Finance et logistique) au Sénégal

La réalisation des payes et des tâches afférentes (cotisations sociales…) est sous-traitée à un prestataire

Le présent recrutement vise à répondre au départ de la RAF en poste actuellement.

Description du poste

Mission 1: Gestion comptable et financière d’ADOS (70%)

1.1 Organiser la gestion comptable et financière des projets et de l’association

* Garantir l’application du manuel de procédures administratives, comptables et financières de l’association;
* Mettre à jour l’ensemble des outils comptables nécessaire à la comptabilité analytique, siège et terrain: mise à jour de la codification analytique, contrôle de la codification analytique;
* Saisie comptable analytique;
* Actualiser les outils comptables nécessaires à la mise en œuvre des procédures de gestion et de suivi des projets;
* Accompagner les équipes de Valence et du Sénégal dans la mise en œuvre des procédures administratives et financières et du suivi financier des projets;

1.2 Mettre en place des mécanismes de validation et de contrôle

* S’assurer du respect des procédures comptables et financières en particulier sur les passations de marché;
* Vérifier la conformité de la comptabilité siège et terrain et valider la comptabilité (Vérification des livres de caisse, des ventilations, affectations, rapprochement de banque avec l’équipe de terrain au moins mensuellement);
* Veiller à la bonne utilisation des financements, conformément aux conventions et jouer un rôle d’alerte;
* Appuyer la rédaction des conventions opérationnelles et de financement;
* Préparer les missions d’audit;

1.3 Assurer le contrôle de gestion sur l’ensemble du périmètre financier d’ADOS

* Suivre et mettre à jour l’ensemble des outils comptables nécessaires au contrôle de gestionen particulier lors des rapports financiers: affectation/quote-part bailleurs, respect des engagements bailleurs…
* Assurer la couverture des charges de fonctionnement, selon les ressources et clés de répartition prévues. Alerter en cas de sous-couverture;
* Assurer la gestion de la trésorerie (élaboration et suivi du plan de trésorerie, suivi des créances…);

1.4 Elaborer et suivre les budgets et rapports des projets

* Accompagner les Responsables de pôles et d’Opérations dans le montage financier de nouveaux projets pour s’assurer de la cohérence et de l’homogénéité des pratiques internes et du respect des règles bailleurs.
* Implémenter les outils de pilotage budgétaire, élaborer des tableaux de bords pour assurer un suivi budgétaire régulier des projets;
* Réaliser les rapports financiers à l’endroit des différents partenaires;

1.5 Appuyer l’association sur les volets administratif, comptable et financier

* Elaborer le budget annuel de l’association et en assurer le suivi;
* Assurer la clôture annuelle des comptes, en procédant aux contrôles nécessaires (révision) et finaliser le Compte de Résultat, le Bilan avec le cabinet prestataire, ainsi que le Rapport Financier avec le trésorier de l’association;
* Accompagner la mission du Commissaire aux comptes et assurer le lien avec le Trésorier, l’Expert-Comptable et le Commissaire aux Comptes, en particulier pour la concordance et la justification des comptes.
* Contribuer à l’élaboration et la mise en œuvre du plan stratégique de l’association;
* Participer activement à l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie de financement de l’association;
* Appuyer l’association dans la recherche de fonds privés (crowfunding, mécénat);
* Assurer la fonction de contrôle interne, mesurer et limiter les risques encourus par l’association, pourvoir aux audits éventuels et suivre la mise en œuvre des recommandations proposées;
* Participer aux réunions de Bureau à la demande, aux CA et AG de l’association;
* Participer aux travaux de réflexion sur la stratégie et l’évolution de l’association;

Mission 2: Gestion des Ressources humaines (15%)

* Assurer avec le prestataire la gestion administrative du personnel (embauche, paie, déclaration aux organismes sociaux, congés, maladie…);
* Assurer la rédaction des contrats de travail, conventions de volontariat et tout document en lien avec la vie d’un contrat;
* Développer des outils pour le suivi des jours de maladie, de récupération et de congés pour l’ensemble des collaborateurs et mettre à jour le fichier de suivi des congés annuels;
* Suivi du temps travaillé et à son affectation aux Opérations;
* Garantir le respect de la convention collective d’Animation et des procédures administratives relatives au droit du travail;
* Appuyer la mise en place d’un plan de formation des salariés;
* Appuyer l’intégration des nouveaux salariés («welcome kit»; démarches administratives…);
* Appuyer la Direction et le responsable opérationnel dans l’élaboration et la mise en place d’outils de gestion et d’administration du personnel sur le terrain et au siège (règlement intérieur, grille de rémunération, politique salariale…);

Mission 3: Sécurisation et veille juridique (10%)

* Assurer une veille juridique et réglementaire dans les domaines RH, droit social et tout domaine pertinent pour la mission de l’association;
* Actualiser un plan de gestion des risques avec l’appui du CA;
* Organiser et s’assurer de l’archivage et de la conservation des données comptables et financières, en version numérique et papier selon les prescriptions des partenaires financiers;
* Assurer la logistique du bureau de Valence: supervision des achats (fournitures bureau), suivi et échanges fournisseurs et prestataires (informatique, bureautique…), suivi des véhicules (contrôle technique, réparations…);
* Etablir des devis et factures sur la base des demandes des responsables de pôle;
* Assurer l’organisation administrative du bureau: classement et archivage des documents administratifs, conventions, courriers;


Expériences / Formation

* BAC +5 en comptabilité, gestion, administration, finance ou équivalent
* Formation supérieure bac+3 acceptée si expérience significative
* Expérience professionnelle de plus de 5 ans exigée dans des postes de gestion administrative et financière, de préférence en milieu associatif et idéalement en ONG de solidarité internationale.

Savoir-faire et compétences recherchées:

* Maîtrise des procédures comptables, de gestion financière et RH
* Connaissance des éléments et capacité à analyser le bilan d’une association et son évolution
* Connaissance des procédures de gestion et des règles bailleurs du secteur de la solidarité internationale
* Maitrise des outils financiers (logiciel comptable, Excel et autres logiciels bureautiques courants)
* Etre familier avec le champ de la solidarité internationale et de la coopération décentralisée
* Bonne connaissance du milieu associatif
* Intérêt pour les enjeux de développement durable, de l’éducation, de l’économie sociale et solidaire

Qualités et savoir-être:

* Rigoureux, méthodique, minutieux, sens de l’organisation et autonome
* Bonnes qualités rédactionnelles et de synthèse
* Bonnes capacités relationnelles avec les équipes et les interlocuteurs extérieurs.
* Discrétion professionnelle
* Sens de la pédagogie, volonté de partager et transférer certaines compétences et connaissances en interne.
* Prioriser les tâches lors des pics d’activités.
* Savoir assurer une veille d’information sur son domaine de compétence et de responsabilité.
* Etre proposant et faire preuve d’initiative.
* Ouverture, curiosité et créativité pour construire et mettre en place de nouveaux outils
* Etre motivé pour évoluer dans un cadre associatif, multiculturel et dans une équipe pluridisciplinaire


Salaire

* Statut « «Cadre», Groupe 7-G, en CDI à temps partiel (base 28 h / semaine) évolutif
* Salaire selon grille (Convention collective de l’Animation) et avec reconnaissance ancienneté d’expérience dans le poste
* Poste basé à Bourg les Valence (Drôme)
* Participation Mutuelle et Tickets restaurant, chèques vacances
* Disponibilité et souplesse horaire requises
* Réunions en soirée (2 réunions mensuelles en moyenne)
* Déplacements occasionnels en France et ponctuellement au Sénégal

Préciser impérativement dans l’objet du courriel «Candidature Responsable Pôle Administratif et Financier».

ADOS se réserve la possibilité de clore le recrutement avant la date d’échéance de l’annonce et de dépôt des candidatures. Merci de votre compréhension.


Le calendrier des formations de Coordination SUD

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