Agent(e) administratif(ve), conformité et qualité (h/f)

Missions principales :

L'agent(e) administratif (ve), qualité et conformité assure la gestion administrative quotidienne de la SCI tout en veillant au respect des procédures internes, des obligations légales, et des normes de qualité et de conformité. Il contribue à la fiabilité des données, à la conformité réglementaire et à la bonne tenue des dossiers immobiliers, financiers et juridiques.

Responsabilités et activités principales :
1. Gestion administrative et documentaire

Assurer la tenue et la mise à jour des dossiers administratifs, juridiques et financiers de la SCI.

Gérer la correspondance (courriers, mails, documents officiels).

Préparer, classer et archiver les contrats, procès-verbaux d'assemblées, baux, factures, devis, etc.

Participer à la rédaction et à la mise en forme de documents internes (rapports, comptes rendus, notes).

2. Suivi de la conformité réglementaire et juridique

Veiller au respect des obligations légales et réglementaires liées à la gestion immobilière et à la structure de la SCI (déclarations fiscales, formalités administratives, conformité RGPD, etc.).

Participer à la mise à jour du registre des bénéficiaires effectifs, des statuts et autres documents légaux.

Assurer la veille réglementaire et signaler toute évolution impactant la SCI.

Contrôler la conformité des contrats, factures et opérations avec les procédures internes et la réglementation en vigueur.

3. Gestion qualité et amélioration continue

Mettre en œuvre et suivre les procédures qualité internes (classement, traçabilité, vérification documentaire).

Identifier les risques administratifs et proposer des actions correctives.

Participer à la mise en place d'outils de contrôle interne et d'audit documentaire.

Contribuer à la rédaction de procédures et modes opératoires pour renforcer la qualité de gestion.

4. Soutien opérationnel et coordination

Assister le gérant et les partenaires (comptables, notaires, gestionnaires immobiliers, banques).

Coordonner les échanges entre les différents intervenants internes et externes.

Participer à la préparation des assemblées générales et au suivi des décisions prises.

Appuyer la gestion des flux financiers (suivi des loyers, règlements, relances, rapprochements).

Compétences requises :

Compétences administratives solides : classement, rédaction, gestion documentaire.

Connaissance juridique notamment droit des contrats ,.

Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels de gestion documentaire).

Rigueur, organisation et sens du détail.

Aptitude à la confidentialité et à la gestion de l'information sensible.

Bonnes capacités de communication et d'analyse.