Assistant agence et direction h/f

QUI SOMMES NOUS ?

Bilfinger SE est un groupe industriel européen reconnu, spécialisé dans les services d'ingénierie et de maintenance pour les installations industrielles. Il emploie plus de 36 000 collaborateurs dans le monde et réalise un chiffre d'affaires de 5,2 milliards d'euros. Au sein du groupe, la Business Line Nuclear regroupe les activités liées au secteur nucléaire en France, en Allemagne et au Royaume-Uni.

Cette organisation permet de partager les expertises et de répondre efficacement aux enjeux des grands projets nucléaires. Bilfinger Nuclear France est l'entité française de cette Business Line. Elle intervient en bureau d'études et assistance technique. Grâce à ses agences de Montrouge, Tours, Lyon et Marseille, elle assure proximité et réactivité. Ses équipes de techniciens et d'ingénieurs qualifiés sont au coeur de son savoir-faire, porteurs d'innovation pour construire le monde de demain.

QUEL SERA VOTRE ROLE ?
Vous êtes animé(e) par la culture de service et aimez la polyvalence et les interactions de proximité, notre agence de Montrouge vous attend !
Rattaché(e) à l'Offices Manager, vous êtes à la fois Assistant(e) d'Agence et Assistant(e) de Direction.
D'une part, vous jouerez un rôle central dans la vie et l'âme de l'agence et son organisation administrative afin que nos collaborateurs puissent évoluer dans un cadre de travail à la fois agréable et stimulant.
D'autre part, vous serez un support essentiel à notre présidente afin de simplifier et faciliter son quotidien et optimiser l'organisation et l'exécution de ses activités.

QUELLES SONT VOS MISSIONS ?

Office Management

- Réaliser l'accueil physique et téléphonique.
- Assurer la gestion quotidienne des locaux et du matériel.
- Traiter le courrier et les colis.
- Participer à l'intégration des nouveaux arrivants (accès, badges, comptes).
- Assurer le suivi administratif des visites médicales.
- Réaliser les devis et gérer les commandes.
- Garantir la bonne gestion des stocks de fournitures.
- Participer à l'organisation d'animations et d'événements internes.

Assistanat de Direction

- Assurer l'organisation, la planification et la coordination des actions de la Direction.
- Préparer, accompagner et suivre les décisions issues des réunions.
- Faire le lien entre les services et les interlocuteurs externes pour optimiser la communication.
- Représenter un point d'entrée professionnel pour tous les contacts de la Direction.
- Organiser les déplacements de la Présidente (France & international) : réservations et modifications.
- Rédiger des courriers, saisir des documents et créer des présentations.
- Mettre à jour reportings et données.

Facility Management

- Gérer le système d'accès aux locaux et les procédures associées (création, étiquetage, programmation, mises à jour, suivi).
- Représenter l'entreprise auprès des services généraux du bâtiment et participer aux réunions trimestrielles avec les autres occupants et prestataires.
- Rédiger et mettre à jour les procédures d'accueil du bâtiment.
- Faire le relais avec l'organisme gestionnaire du restaurant inter entreprises.
- Planifier et suivre les visites externes (maintenance, contrôles réglementaires).
- Assurer le suivi de la maintenance et du bon entretien des locaux, signaler les dysfonctionnements.
- Suivre l'utilisation et le fonctionnement des bornes de recharge des véhicules électriques et gérer la relation avec le prestataire.

Vos avantages BILFINGER :

- Une prise en charge à 100% du titre de transport + mutuelle + prévoyance
- Une prise en charge à 60% des tickets restaurant (10€ cumulés/jour travaillé)
- 2 jours de télétravail hebdomadaires + horaires flexibles (forfait 38h30) - RTT selon dispositions légales SYNTEC
- Prime de participation aux résultats de l'entreprise + prime vacances
- Plan d'épargne entreprise avantageux (PEE) - Plan d'épargne retraite (PER)
- CSE

Chez Bilfinger nous sommes convaincus que la diversité et la complémentarité de nos expertises sont notre force. C'est pourquoi l'égalité des chances et l'inclusion sont au coeur de nos actions. Vos singularités sont notre réussite pour concevoir et innover demain. Nos valeurs et notre ADN s'articulent autour des notions d'Analyse, de Performance, de Transparence et d'Equilibre nous permettant d'être meilleurs pour devenir, un jour, ingénieriste leader en installation générale.

QUI ETES-VOUS ?

- Niveau Bac +2/3 en cursus Office Assistant, Gestion et Administration des Entreprise ou Assistant de direction ou en reconversion type IFOCOP ;
- Bonne maitrise du Pack Office ;
- Orienté(e) résultat en alliant culture du service et aisance relationnelle et rédactionnelle, votre esprit d'équipe vous a permis d'établir des liens de confiance avec des interlocuteurs internes et externes de niveaux variés ;
- Très bonne maitrise de l'anglais (lu, parlé, écrit), la maitrise de l'allemand est un plus.
- Expérience : 5 ans minimum sur des activités similaires

Partner for the nuclear industry
Bilfinger has successfully supported and advised customers from the nuclear industry for decades. Our products and services support the entire life cycle of nuclear facilities, components and systems. We provide everything from concept design and engineering to manufacturing, construction, commissioning, maintenance, modernization and dismantling and treatment of radioactive waste. We also develop and construct special magnets for nuclear fusion facilities. We deliver our services across Europe, Asia, the Middle East and North and South America.

From Engineering to Execution from one source
Thanks to vertical integration, Bilfinger supports customers all the way from the first planning and engineering phases to manufacturing, assembly, installation and commissioning of complete facilities, components and systems. During your operations, we can provide support staff, training, maintenance and modification services. We also help customers with their decommissioning and dismantling projects from start to finish.

Bilfinger is active in all Nuclear Segments

For more than 60 years, Bilfinger has supported all market segments of the nuclear industry. This includes new builds, maintenance & plant modernization, deactivation and decommissioning, waste management and nuclear fusion. For the Small Modular Reactor market, we collaborate with technology owners to support the transition from concept to design to project. In Germany and in the UK, Bilfinger also supports the national defense sectors, mainly with decommissioning and research projects.

High-class manufacturing capacities in Europe
With four nuclear workshops in Germany and in the UK, Bilfinger has unique industrial assets for its own projects and for external customers in need of manufacturing and assembly support.