Gestionnaire administratif polyvalent

Niveau de recrutement : Technicien (Catégorie B)

Niveau de rémunération:

* Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
* Agents contractuels : selon profil et expérience (+prime de fin d’année)

Localisation du poste: EHESS/CESPRA

Centre des Savoirs sur le Politique - Recherches et Analyses

2 Cours des Humanités 93300 Condorcet

Poste à temps complet, ouvert par mobilité interne ou externe, aux fonctionnaires ou aux agents contractuels le cas échéant par contrat à durée déterminée de 2 ans.

Ce poste pourra également être pourvu par 2 agents contractuels à temps incomplet 50 % (ouvert aux étudiants).

Poste à pourvoir à partir du 1er septembre 2025

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L'Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 300 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 38 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche.L’École est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet.

Le CESPRAest une unité mixte de recherche de l’EHESS et du CNRS qui réunit une cinquantaine de chercheurs - sociologues, historiens, philosophes, politologues - concourant à une étude interdisciplinaire du politique.

Le gestionnaire administratif et financier est placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière générale de l’unité.

Le·La gestionnaire assure des fonctions polyvalentes d’assitance technique et logistique à l’UMR. Il-elle réalise des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Il-elle participe activement à la vie collective de l’équipe.

* Assurer le secrétariat du centre et principalement de sa direction : Accueil et filtrage téléphonique, gestion des agendas, rédaction et mise en forme de documents
* Participer à la gestion financière de la structure en appliquant les procédures dédiées
* Assurer le suivi et la gestion de dossiers administratifs variésà destination des membres du centre, des tutelles et des partenaires tels que le Labex TEPSIS et sa plate-forme de publication POLITIKA.
* Classer et archiver les informations liées à l’activité du CESPRA (séminaires, colloques, publications, courriers…)
* Participer à l’organisation de colloques, réunions, conseils de laboratoire: réservations diverses, gestion des pauses, envoi d’invitations, suivi, affichage
* Mettre à jour le répertoire général du CESPRA et les listes de diffusion
* Elaborer avec la chargée de communication du CESPRA des supports de communication (affiches, chevalets, dépliants) pour promouvoir l’activité de l’unité (invités du CESPRA, appels à communication, journées doctorales)
* Mettre en place un réseau de communication interne dans le cadre de l’activité des groupes
* Gérer les fournitures, clés, badges restaurant administratif, adresses électroniques, distribution du courrier, gestion administrative de la téléphonie, gestion ordinateur portable, vidéoprojecteur, adaptateurs, connectique
* Connaissance du contexte de l’enseignement supérieur
* Connaissance générale des techniques de secrétariat
* Connaissance des règles de gestion financières et comptables dans un établissement public
* Rechercher l’information, la vérifier et la classer
* Rassembler, traiter et sélectionner l’information pertinente
* Maîtriser les techniques d’expression écrite
* Anglais intermédiaire

Compétences opérationnelles

* Utiliser les techniques de classement et d’archivage
* Maîtriser les outils bureautiques, en particulier Excel et Word
* Utiliser les outils de gestion, en particulier SIFAC et RESEDA(formation possible)
* Planifier son activité, anticiper et gérer les urgences
* Savoir informer et rendre compte

Compétences comportementales

* Sens de la confidentialité
* Travailler en équipe
* Sens de l’initiative
* Sens de l’organisation
* Rigueur / Fiabilité
* Bac exigé pour les agents contractuels
* Expérience souhaitée dans le domaine d’activité
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