Responsable de scolarité (h/f)

À propos de nous

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.


Mission

Descriptif du service

Service Administratif ISFA GERLAND.

Description du poste

En tant que responsable de la scolarité, vous êtes en charge de la gestion stratégique et opérationnelle d’un pôle dédié à la scolarité, au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.
Vous garantissez la qualité, la fiabilité et l’efficacité des services fournis aux étudiant·e·s ainsi qu’aux équipes pédagogiques.
Vous encadrez et animez l’équipe du service scolarité.

Vous intervenez sur plusieurs blocs d’activités liés à la scolarité des formations initiales et continues de l’Institut (Licence, Master et diplôme d’actuaire) : emplois du temps, examens, résultats, stages.
Vous participez également aux activités communes du service : accueil et information des usager·ère·s, inscriptions administratives et pédagogiques, campagnes de sélection (concours, admissions sur titre), délivrance et impression des diplômes.

Vous rapportez directement à la direction de la composante.


Vos missions principales :

- Gestion de la scolarité et des campagnes

* Vous supervisez les campagnes d’inscription (initiales et réinscriptions).

* Vous préparez et anticipez les différentes campagnes : inscription, emploi du temps, examens, résultats, stages.

* Vous rendez compte à la direction des besoins de planification, en lien avec l’équipe enseignante, et des dossiers en attente.

* Vous présentez des tableaux de bord en commission formation, ainsi que les états de suivi des campagnes.

* Vous contrôlez la complétude, la conformité et l’archivage des dossiers scolaires.

* Vous êtes en charge de l’instruction et de la vérification des conventions de stage, en lien avec les services juridiques (régularité juridique, administrative et financière).


- Encadrement et animation d’équipe

* Vous managez une équipe de 3 agents : gestion des emplois du temps, organisation du travail, coordination des missions, suivi de l’assiduité.

* Vous alimentez les tableaux de bord, réalisez des extractions depuis les systèmes d'information, et vérifiez les livrables produits par votre équipe.

* Vous conduisez les entretiens annuels, suivez les objectifs, évaluez la performance et accompagnez la montée en compétences.

* Vous favorisez un climat de travail collaboratif au sein du service.


- Mise en place et suivi des procédures

* Vous définissez, formalisez et faites évoluer les procédures internes du service scolarité.

* Vous veillez à leur bonne application et à leur mise à jour régulière.


- Collaboration et projets transversaux

* Vous travaillez en lien étroit avec les enseignant·e·s, la direction, les services centraux et la DiFor.

* Vous participez activement aux réunions de coordination et aux projets transversaux de l’établissement.

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés :

* APOGEE

* TOMUSS

* ADE

* MONSTAGE

* ECANDIDAT

* CAMPUS FRANCE

* etc...


Profil

- Compétences techniques

* Vous maîtrisez les logiciels de gestion scolaire.

* Vous avez une bonne connaissance du cadre réglementaire de l’Éducation nationale et des textes de référence.

* Vous utilisez avec aisance les outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint.



- Compétences managériales

* Vous possédez un leadership affirmé, et êtes capable d’encadrer, de fédérer et de faire évoluer une équipe.

* Vous savez gérer les conflits, conduire des entretiens et accompagner les agents dans leur parcours professionnel.

* Vous êtes en mesure de planifier, déléguer efficacement et évaluer les résultats.

* Vous faites preuve d’un bon esprit d’analyse et de prise de décision.


- Compétences relationnelles

* Vous avez un excellent sens de la communication, à l’oral comme à l’écrit.

* Vous savez faire preuve d’écoute, de médiation et de diplomatie.

* Vous avez un fort sens du service public, allié à de la disponibilité, de la rigueur et de la réactivité.

* Vous appréciez le travail en équipe et en mode projet.



Poste à pouvoir le 01/09/2025

Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie B

Rémunération mensuelle brute: 2173,73€

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

* 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,

* la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...

* l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua

* l'accès aux activités artistiques et sportives de l’université, tarifs préférentiels loisirs,

* possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)

* restauration sur le campus avec une participation financière de l’université