Assistant de direction / adjoint des cadres pour le pôle de coordination "ville-hôpital" h/f

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques :

- Chef de pôle par délégation du Directeur Général

Liaisons fonctionnelles :

- DGA référent du pôle,

- Vice Chef de pôle,

- Cadre de santé du pôle

- Directions fonctionnelles,

- Cadres administratifs de pôle,

- Chefs de service du pôle, praticiens hospitaliers, extrahospitaliers

- Cadres de santé unités du pôle,

- Autres pôles du CHV,

- Partenaires extrahospitaliers,

- Instituts de formation, Universités/Ecoles

Missions Générales:

L’assistant de direction est chargé d’apporter un soutien essentiel à la cheffe de pole en optimisant la gestion de celle-ci et en se chargeant de tâches administratives et organisationnelles.

Ses missions principales dans ce champ sont :

Accueil des personnes, prise de rendez-vous / gestion de l’agenda du chef de pôle, réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques.

Organisation et préparation de réunions, visites, événements, commissions spécialisées.

Prise de notes, frappe, mise en forme des documents, rédaction de compte rendus, reproduction et diffusion de documents, de dossiers.

Traitement et rédaction de réponse aux courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)

Suivi de l’ensemble des budgets délégués au pôle, en lien avec le chef de pôle, le cadre de santé, la Direction de la Performance et la Direction Générale, au regard des objectifs contractualisés,

Assister le chef de pôle et le cadre de santé de pôle dans le dialogue de gestion avec les services et les directions fonctionnelles, notamment pour réaliser l’EPRD du pôle et le pilotage médico-économique du pôle en exploitant et suivant les tableaux de bord, analysant les CREA,

En lien avec le cadre de santé, rédaction du plan de formation du pôle ainsi que le suivi de son exécution en lien avec le chef de pôle et le cadre de santé,

La gestion de projets particulièrement sur le volet financier, par la réalisation de business plan, et sur les aspects méthodologiques

Le bon fonctionnement des champs délégués au pôle par les directions des ressources humaines, des ressources médicales et logistiques,

La remontée des informations nécessaires pour l’élaboration des CREA, de la « Base d’Angers", de l’Etude Nationale des Coûts, du retraitement comptable et des autres dossiers en lien avec les directions fonctionnelles,

La validation, en qualité qu’ordonnateur, des commandes, des liquidations des factures, des titres de recettes et des mandats relatifs aux budgets délégués au pôle.

L’assistant de direction est également chargé de planifier et piloter l’organisation logistique et matérielle du site des Chartriers ainsi que d’en assurer son intendance au quotidien.

Ses missions principales sont :

Le pilotage médico-économique du site des Chartriers et du budget du pôle de coordination Ville Hôpital,

La validation, en qualité qu’ordonnateur, des commandes, des liquidations des factures, des titres de recettes et des mandats relatifs aux budgets délégués au pôle et aux Chartriers,

Assister le pôle dans la rédaction, la présentation et l’animation des projets du pôle,

Participer au développement et au renforcement des relations entre le Centre Hospitalier de Valenciennes et les structures de santé en ville,

Assurer le suivi et la mise en œuvre des partenariats et des conventions avec les acteurs de santé de la ville,

Assurer la planification et la programmation des rencontres entre le pôle et les professionnels de santé pour échanger sur les besoins et les projets communs,

La gestion quotidienne du site des Chartriers, la gestion de l’intendance :

oIntendance du quotidien (gestion des livraisons, distribution des courriers, relation avec les prestataires internes et externes qui interviennent sur le site, etc.),

oGestion des conventions d’occupation et facturation des loyers aux libéraux,

oGestion de l’occupation des salles de formation, des salles d’éducation thérapeutique, et de toute autre salle qui serait loué à des partenaires extérieurs,

oAssurer la promotion du site des Chartriers auprès des partenaires extérieurs (visite du site, démarche de location des espaces non utilisés, etc.)

oAssurer la mise à jour en continu des informations mises en ligne sur le site internet dédié,

oÉchanger régulièrement avec les pôles utilisateurs du site des Chartriers,

oS’assurer du respect de l’application du règlement intérieur des Chartriers,

oProgrammer, préparer et animer avec le chef de pôle et le vice-chef de pôle 9 les COPIL annuels des utilisateurs des Chartriers

La gestion des interventions techniques :

oSuivi des interventions : traitement des demandes d'intervention, suivi des réalisations, planification et accompagnement des interventions extérieures,

oGestion de l’attribution des équipements (pc, téléphone, adresse mail, bloc signature, cartes caducée, clé de bureau, …),

oSuivi de la maintenance des équipements et des installations techniques,

oVérification des installations dans les salles et du bon fonctionnement du matériel avant le début des séances,

oSupervision du maintien de la propreté des lieux,

oRéalisation de tâches de manutention occasionnellement (déménagement, inventaires, port de charges, nettoyage de matériels, vestiaires, préparation de salles)