Sous l'autorité du Directeur, agent de développement de la structure et en liens étroits avec les agents, l'Assistant(e) de Gestion (H/F) aura pour mission :
- Accueil téléphonique.
- Lecture et transfert des courriels.
- Préparation du Comité Syndical : convocations et documents inhérents à la réunion.
- Suivi et transmission des actes administratifs, tenue des registres de délibérations, arrêtés, etc.
- Classement et archivage de documents.
- Optimisation du fonctionnement interne : création de procédures et mise à jour.
- Suivi des contrats liés au fonctionnement courant (assurance, bail, photocopieur, etc.) et actualisation.
- Assurer la gestion comptable de la structure (réalisation des mandats de dépenses et des titres de recettes)
- Participer à la préparation, l'élaboration et le suivi des documents budgétaires avec la Direction (Budget Primitif, Compte Administratif.)
- Relation avec les fournisseurs et la Trésorerie pour l'ensemble des demandes comptables
- Assurer le suivi et le contrôle des dossiers de subvention en lien avec la Direction.
Préparer et instruire les dossiers des agents recrutés jusqu'à leur départ (DPAE, contrat, arrêté, avenant.)
- Animer et coordonner l'activité des Ressources Humaines
- Etablir les délibérations des Ressources Humaines
- Assurer la mise à jour des documents RH de référence (Règlement intérieur, livret d'accueil.)
- Suivre le tableau des effectifs et le tenir à jour
- Réaliser l'élaboration et le contrôle de la paie des agents
- Réaliser et suivre les déclarations des charges mensuelles, trimestrielles et annuelles
- Mandater la paie sur Berger Levrault
- Mettre à disposition la paie de façon dématérialisée
- Assurer la gestion des absences (congés, maladie...)
Compétences requises
- Bac +2 à minima, dans le domaine de la gestion administrative et financière ou expérience équivalente,
- Qualités rédactionnelles et relationnelles,
- Disponibilité, rigueur et capacité d'organisation,
- La connaissance du logiciel Berger Levrault et du statut de la fonction publique serait un plus.
- Participation ponctuelle en soirée aux réunions des instances (non exhaustives : bureau, comité syndical, diverses commissions, projet de territoire...)
- Sens de l'organisation et des relations humaines (travail en équipe pluridisciplinaire)
- Prise d'initiative, autonomie, et gestion des priorités
- Respect de la confidentialité
- Échanges réguliers avec les agents, les élus, les services des collectivités et les partenaires institutionnels
- Binôme indispensable avec la direction
Conditions:
- Télétravail
- Participation mutuelle labellisée
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