Chargé ou chargée des admissions et du suivi administratif - cdd h/f

Présentation de Télécom SudParis :

Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l'excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l'accent sur les projets d'équipes, l'innovation de rupture et l'entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiantes et étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorantes et doctorants. Télécom SudParis fait partie de l'Institut Mines-Télécom, premier groupe d'école d'ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co- fondatrice de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Institut de Sciences et Technologies à vocation mondiale avec l'École polytechnique, l'ENSTA Paris, l'ENSAE Paris, l'ENPC et Télécom Paris. Vidéo présentation de Télécom SudParis

À propos de l'Institut Mines-Télécom :

L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l'écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l'Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l'Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale.

Vidéo de présentation de l'Institut Mines-Télécom

Missions
- Gérer les admissions des formations diplômantes et certifiantes de la formation continue
- Assurer le suivi administratif des participants tout au long de leur parcours de formation et après leur diplomation

Activités

1/ Gérer les admissions des formations diplômantes et certifiantes de la formation continue
- Centraliser tous les leads générés par les campagnes de promotion et envoyer les documents de candidature
- Saisir dans des fichiers de suivi de candidatures tous les contacts et demandes quelle que soit la source : plateformes, site, email, formulaire, téléphone
- Envoyer la documentation demandée et les documents permettant de candidater à nos formations
- Gérer les demandes d'admission et assurer le suivi des dossiers de candidature
- Étudier chaque dossier de candidature en veillant à ce que tous les candidats remplissent les exigences et les critères d'admission
- Gérer les frais de candidatures, vérifier la complétude des dossiers de candidature, demander des compléments si nécessaire et relancer les candidats si besoin par e-mail ou téléphone
- Programmer les épreuves d'admission et planifier les entretiens des candidats éligibles
- Suivre les candidats tout au long de leur parcours d'admission
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels entrants
- Répondre aux questions des prospects et candidats à l'aide de FAQ pour les demandes récurrentes, en faisant appel aux collègues et/ou en escaladant pour les plus difficiles
- Renseigner sur les formations visées et sur les services connexes à la formation : hébergement, contrat d'alternance, services offerts sur le campus

2/ Assurer le suivi administratif des participants tout au long de leur parcours de formation et après leur diplomation
- Effectuer des tâches administratives liées aux admissions
- Préparer des dossiers et fichiers pour les jurys d'admission
- Envoyer des attestations d'admissibilité, des courriers de refus
- Élaborer des tableaux de reporting et statistiques d'admission
- Transférer des dossiers des admis vers la chargée des inscriptions
- Classer et archiver des dossiers dans le respect RGPD
- Participer au déploiement des sessions de formation
- Accueillir lors des rentrées des formations Mastère spécialisé
- Assurer une permanence d'accueil des formations certifiantes et stages courts
- Vérifier les salles, le matériel et les outils de formation
- Envoyer des convocations, suivre les présences / absences
- Mettre à disposition des supports pédagogiques
- Suivre les participants en formation jusqu'à leur diplômation : envoi attestations de formation, d'assiduité, de réussite
- Participer au reporting et aux activités de promotion du service
- Participer aux déclarations des inscrits et diplômés aux institutions
- Mettre à jour de la base des diplômés
- Répondre aux enquêtes de suivi des anciens diplômés, questionnaires de satisfaction
- Participer aux journées portes ouvertes, présentation en visio, salons

Spécificités

Les horaires de travail seront liés à ceux de Télécom SudParis et pourront être flexibles en fonction de la saisonnalité des activités du service de la formation continue et du calendrier des jurys d'admission et des événements liés au recrutement et à la sélection des candidats.

Nos formations étant déployées sur nos campus d'Évry et de Palaiseau ainsi qu'à Paris ou chez les clients, des déplacements en Île-de-France sont à prévoir.

Certaines participations à des salons pourront être demandées de façon exceptionnelle le samedi.