Secrétaire des directions de l'inclusion et du secours et de la protection h/f

Missions partagées : 60%

o Administratif et appui à la gestion de la direction

- Soutien à la gestion des effectifs (création des comptes nouveaux collaborateurs, imputation analytique,Mise à jour liste collaborateurs, organigramme, listes de diffusion mail, pilotage et suivi stagiaires)
- Gestion parapheurs
- Gestion comptable Demandes de réglement
- Gestion boite mails et courriers entrants et sortants
- Organisation, diffusion et archivage des informations
- Administration des drives partagés
- Commandes diverses : fournitures, petit déjeuner, prestataire

o Soutien à l'organisation de l'activité et de la vie de la direction

- Accueil des nouveaux collaborateurs et suivi des formations d'intégration
- Soutien à la vie au quotidien (interface kds, notilus, lien DSI : license adobe, téléphonie, ..) et gestiondes urgences
- Lien avec le CNAC, le Centre National d'Appui et de Coordination pour le calendrier associatif
- Appui à l'organisation des événements métiers
- Contribution à organisation séminaires responsables programmes
- Journées nationales (2 jours), Journées DE (2 jours), Journées sous-filières (3 à 5 par an), Groupes de travail thématiques et formations
- Grand RDV des Migrations (3 jours/an), WE conseillers ex(pairs (salles, déplacements, repas, nuitées, commandes, fournisseurs,) - min 3/an

- Organisation logistique et participation (dont CR) aux réunions collectives de directions
- Participer à la proposition de mise en place de nouvelles procédures
- Gestion planning partagé commun CRf

Mission spécifique : 40%

o Direction de l'Inclusion (DI)

- Suivi spécifique administratif (suivi Stagiaires, tableau courrierDG/PN et suivi DI, gestion planning Commission spécifique DI et animation auprès des équipes, soutienaux programmes ad'hoc ou mutualisé (Ex : supports spécifiques (stickers, kakemono..), ..)
- Cohésion : animation tchat DI, contribution à la conception et mise en oeuvre des événements de cohésion

o Filière Lutte contre les exclusions (FLEX)

- Appui à l'administration des outils fonctionnels SI de la filière
- Suivi et réalisation des créations / modifications / fermetures Annuaire structure des établissements FLEX
- Assiste la directrice nationale de la FLEX pour le traitement de certaines démarchesadministratives

o Programme National Migration (PNM)

- Rédige les courriers, notes d'informations sur la base de simples indications puis les soumetpour approbation et signature (note parapheur)
- Appui pour l'organisation du Caravane de l'Exil, Journées territoriales Migrations