Coordinateur evénementiel

Description du poste


Le/la Coordinateur·trice Événementiel est responsable de la conception, l’organisation, la logistique et le suivi des événements organisés par le site : séminaires, conférences techniques, visites clients, ateliers internes, team-buildings, salons professionnels, etc.
Il/elle veille à garantir la qualité, la cohérence et la sécurité des événements, en respectant les standards de l’industrie et les exigences internes.

Responsabilités clés

1. Coordination et organisation d’événements

* Définir les besoins en collaboration avec les équipes internes (communication, HSE, technique, RH…).
* Définir les formats, agendas, intervenants et objectifs.
* Gérer la logistique : réservation des espaces, matériel, restauration, transports, hébergements.
* Assurer la coordination des prestataires (agences, traiteurs, supports techniques).
* Piloter les inscriptions, invitations et supports de communication.

2. Gestion opérationnelle et logistique

* Gérer le planning global des événements du site.
* Organiser les aspects techniques : installation, audio/vidéo, sécurité, signalétique.
* Veiller au respect des procédures HSE spécifiques au secteur Oil & Gas.
* Être présent(e) sur site durant les événements pour garantir leur bon déroulement.

3. Communication événementielle

* Rédiger et diffuser les communications internes liées aux événements.
* Créer ou coordonner la création de supports (affiches, présentations, programmes).
* Assurer le reporting post-événement (bilan, satisfaction, recommandations).

4. Gestion budgétaire

* Élaborer et suivre les budgets événementiels.
* Obtenir et analyser des devis, optimiser les coûts.
* Présenter les bilans financiers et opérationnels.

Qualifications


Compétences

* Formation Bac+3 à Bac+5 en communication, événementiel ou équivalent.
* Expérience confirmée en organisation d’événements (idéalement en environnement industriel).
* Excellente maîtrise des outils bureautiques et de communication (Teams, Excel, PowerPoint).
* Connaissance des standards HSE ou forte sensibilité aux environnements réglementés.
* Organisation, rigueur, autonomie et capacité à gérer plusieurs projets simultanément.

Langues

* Français : courant.
* Anglais : niveau professionnel souhaité