RESPONSABILITÉS :
Rattaché(e) au Responsable du Bureau des cartes et des réservations de salles, vous assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers et contribuez à la gestion administrative du bureau. Vos missions principales portent notamment sur la délivrance des cartes d'accès et la coordination des réservations des salles au sein de l'École normale supérieure.
1. Accueil et orientation du public
• Assurer l'accueil physique des usagers (étudiants, enseignants, personnels, visiteurs, prestataires)
• Répondre aux demandes d'informations relatives aux accès, aux cartes, et à la réservation des espaces.
• Orienter les usagers vers les interlocuteurs ou services compétents.
2. Gestion des cartes d'accès multifonctions
• Réaliser l'enregistrement, la production et la délivrance des cartes d'accès (étudiants, personnels, intervenants extérieurs).
• Gérer les demandes de modification, de renouvellement ou de remplacement des cartes perdues ou défectueuses.
• Mettre à jour les droits d'accès dans le système de contrôle d'accès en lien avec le service de sécurité.
• Veiller à la confidentialité des données traitées.
3. Réservation des salles de cours
• Gérer les demandes de réservation des salles (cours, réunions, événements...) via les outils internes.
• Vérifier la disponibilité des espaces, assurer la cohérence des plannings et prévenir les utilisateurs en cas de modification.
4. Participation à la gestion administrative du service
• Contribuer aux tâches administratives du service (courriers, saisie de données, classement de documents...).
• Participer à la rédaction ou la mise à jour de procédures internes relatives à l'accueil, l'accès ou la logistique.
• Contribuer à l'amélioration continue des outils du service.
Conditions particulières d'exercice
• Poste en contact constant avec le public
• Horaires fixes, avec possibilité d'adaptation ponctuelle selon les besoins du service (rentrée universitaire, événements spéciaux, etc.)
• Utilisation de logiciels spécifiques à l'établissement (formation interne assurée)
PROFIL RECHERCHÉ :
LE PROFIL QUE NOUS RECHERCHONS
• Formation en accueil, administration ou gestion appréciée
• Une première expérience dans un poste similaire est un plus, notamment en environnement universitaire ou administratif public
• La maîtrise d'une autre langue (notamment l'anglais) est un atout pour l'accueil de publics internationaux.
Compétences requises
Savoir-faire :
• Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique
• Utilisation courante des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et de logiciels spécifiques (logiciel de contrôle d'accès, outil de réservation de salles – formation assurée)
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanées et à hiérarchiser les priorités
• Bonne expression orale et écrite
• Sens de l'organisation et rigueur dans la gestion des tâches
• Savoir rendre compte
Savoir-être :
• Très bon relationnel, écoute et diplomatie
• Fiabilité et ponctualité
• Esprit d'équipe et adaptabilité
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