Dgcl- gestionnaire courrier, ordres de mission et frais de déplacement au sein du cabinet

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales:

Placé(e) sous l'autorité directe du chef de cabinet, vous assurez la fonction de chargé(e) du courrier et des ordres de mission, en suppléant, en tant que de besoin, la personne chargée de cette mission à temps partiel et assurez les missions suivantes :

1 - En ce qui concerne l'activité du bureau d’ordre :

- Traitement du courrier « entrant » : réception, tri et enregistrement sur support informatique (logiciels Maarch, AIRS et REPONSES, scan de documents),

- Enregistrement des questions écrites et des courriers parlementaires sur logiciels informatiques (Maarch et REPONSES),

- Traitement des courriers soumis à l’approbation de la directrice générale ou de son adjoint : saisines des services de la DGCL et des cabinets des ministres, avec un traitement diligent des courriers signalés par les cabinets ministériels,

- Gestion du circuit interne : mise sous chemises ou parapheurs pour intégration dans le circuit de validation (visa ou signature de la DGCL ou de son adjoint) et intégration dans les logiciels Maarch et REPONSES,

- Suivi fin des courriers au sein des services nécessitant des relances régulières,

- Suivi statistique des questions écrites et des courriers parlementaires en lien avec la chargée de la coordination,

- Coordination du suivi des courriers avec le bureau des cabinets

2- Pour les ordres de missions (en binôme avec un agent à temps partiel) :

- Préparation des ordres de mission des agents de la DGCL et suivi budgétaire et comptable des frais de déplacement en relation avec l'ensemble des secrétariats de la direction, l’agence AMERICAN EXPRESS et le service comptabilité de la DEPAFI dans l’outil Chorus DT,

- Vérification, validation et suivi des dossiers de remboursement de frais de mission des membres des organismes nationaux en lien avec les secrétariats des commissions (conseil supérieur de la fonction publique territoriale, conseil national de la formation des élus locaux, conseil national des opérations funéraires, conseil des finances locales, commission nationale d’évaluation des normes, commission consultative d’évaluation des normes).

Par ailleurs, vous êtes susceptible d’assurer diverses missions transverses en participant à des réunions, groupes de travail, comités de pilotage portant sur les sujets relevant du domaine de compétence du cabinet ; participation à l'élaboration de documents spécifiques.