Agent standardiste et d'accueil – suppléance au courrier

Groupe RIFSEEP: 2


Vos activités principales:


Les missions s’intègrent dans le fonctionnement du Bureau de la relation à l’usage du SGCD.


Accueil et Point d’Accueil Numérique (PAN):

- assurer l’accueil et l’information de tous les publics arrivant dans le hall de la Préfecture;

- ouverture et fermeture de l’entrée du hall de la Préfecture;

- appliquer le protocole de contrôle des usagers dans le cadre du plan de sécurité (contrôle d’identité, remise des badges, ouverture des portes d’accès…);

- gestion des flux en lien avec les points numériques;

- assurer une médiation permettant d’accueillir, d’orienter et d’accompagnement des usagers sur les démarches suivantes: ANTS/SI Armes/procuration électorale/tout acte nécessaire à la réalisation des démarches: création d’adresse mail, de compte de connexion France Connect, achat de timbre fiscal, prise de RDV en ligne/associations/agrément VTC/médailles/paiement en ligne/contestation des amendes/courriels aux services de l’État/inscriptions sur les listes électorales/demande d’extrait de casier judiciaire/manifestation sportive/pré-dépôt de plainte.


L’accueil du public pourra également être dispensé sur la cité Colbert.


Standard

- dans le cadre de la mutualisation avec la préfecture de la préfecture Côte d’Or, activer et reprendre les activités transférées (appels téléphoniques, télécopie, RESCOM et boîte fonctionnelle);

- réceptionner les appels téléphoniques entrants et orienter les appels des usagers;

- réceptionner les messages du RESCOM en dehors des horaires d’ouvertures du Bureau des Sécurités;

- gérer les appels du corps préfectoral;

- appliquer les consignes générales et particulières relatives à la continuité des liaisons gouvernementales;

- gérer l’alarme anti-intrusion lors de l'absence du gardien;

- et toute mission demandée par la hiérarchie pour les nécessités de service du BRU.


Suppléance au courrier

- Organisation de la mission pour les trois structures

- Réception, organisation et transmission du courrier des différentes structures

contrôle de légalité: réception et apposition cachet «arrivé» sur diverses pages du dossier (environ 4 000 dossiers par an)

- Affranchissement et envoi du courrier

- Organisation de la navette

- Suivi du courrier au sein des services

- Traitement du courrier réservé

- Transferts courriels usagers préfecture

- Gestion SVE (saisine des usagers par voie électronique)

- Gestion des boîtes fonctionnelles (courrier et circulaires)

- Suivi des coûts d’affranchissement

- Statistiques et comptabilité du bureautique

- Gestion des stocks spécifiques à la Poste

- Édition du recueil des actes administratifs et publication en ligne - gestion des droits

- Mise en place de nouveaux outils de gestion ( GED)

Dans le cadre de ses missions, l’agent met en œuvre les engagements du référentiel Qual-ATE (en cours de labellisation en 2025).