Assistant services à la population (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Au sein d'une collectivité en expansion, suite à un futur départ pour mutation, la Municipalité recrute un assistant aux services à la population. Il ou elle accueille, oriente et renseigne le public, en binôme avec un autre agent. Missions / conditions d'exercice MISSIONS PRINCIPALES
- accueil du public (physique et téléphonique) ;
- gérer les demandes relatives à l'état-civil (naissance, reconnaissance, mariage, PACS, décès) ;
- gérer le cimetière (concessions, actes d'inhumation, transports de corps...) ;
- gérer les formalités administratives courantes ;

MISSIONS COMPLEMENTAIRES EN BINÔME
- gérer les listes électorales et organiser des scrutins ;
- secrétariat du Centre Communal d'Action Sociale (aide au remplissage et vérification de la complétude des dossiers d'aide sociale (APA,...), préparation et suivi du Conseil
d'Administration...)
- secrétariat (rédaction de courriers, tableaux et documents divers) ;
- enregistrement du courrier

MISSIONS EXCEPTIONNELLES
-En lien avec la personne en charge de l’Urbanisme, savoir réceptionner et enregistrer les demandes d’autorisations d’urbanisme afin de pouvoir assurer la continuité en son absence pour congés annuels ou maladie.
-Gestion du panneau lumineux (en l’absence de l’agent en charge de cette tâche)
-Signalement sur la plateforme GMAO des lampadaires en panne (en l’absence de l’agent en charge de cette tâche) Profils recherchés SAVOIRS :
- connaître le logiciel E-Magnus gestion relation citoyens (indispensable)
- connaître l'utilisation de la Gestion Electronique des Documents (GED )pour la gestion du courrier (apprécié)
- connaître la gestion des élections (indispensable)
- connaître et maîtriser les logiciels Microsoft Office
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de bureautique

SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- définir l'organisation logistique des bureaux de vote en lien avec la DGS ;
- être capable d'assurer une veille réglementaire et juridique ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers ;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées ;
- bonnes qualités rédactionnelles.

SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics) ;
- savoir travailler en équipe ;
- gestion du stress.