Assistant administratif (h/f)

Description du poste

2. Missions principales :



2.1 Facturation et comptabilité courante

• Création et émission des devis et factures clients sur Axonaut

• Suivi des règlements clients et relances de facturation selon procédure établie

• Création des bons de commande fournisseurs après validation du devis

• Saisie et suivi des dépenses fournisseurs

• Rapprochement bancaire mensuel sur Axonaut

• Préparation des éléments transmis au cabinet comptable

• Préparation des fichiers de paiement (prestations trainers, reversement des abonnements)



2.2 Gestion des contrats et obligations administratives :

• Préparation des contrats trainers (titulaires et volants) à partir des modèles existants

• Préparation des dossiers administratifs pour les nouveaux salariés (à partir des procédures

internes)

• Préparation du fichier mensuel des éléments variables de paie pour transmission au

prestataire paie

• Gestion et mise à jour des documents d'obligation de vigilance fournisseurs

• Mise à jour et fiabilisation des fiches clients et fournisseurs sur Axonaut



2.3 Back-office opérationnel :

• Administration pilotage des fonctionnalités autorisées (intégration

des plannings, modifications de service, reporting d'activité)

• Coordination des plannings trainers en lien avec les responsables d'exploitation

• Coordination administrative avec les fournisseurs récurrents

• Participation aux actions de back-office nécessaires à la bonne exploitation des sites

• Contribution à la fiabilisation et à l'évolution des procédures internes



2.4 Administration générale et support :

• Gestion de la boîte mail tri, traitement et orientation

• Gestion des courriers entrants et sortants

• Classement et organisation de la Dropbox business (arborescence, nommage, archivage)

• Gestion des signatures électroniques via Dropbox Sign

• Support administratif ponctuel sur le périmètre Flexbuilding (volume limité, en croissance)

3. Environnement de travail et outils



La maîtrise opérationnelle des outils suivants est attendue ou à acquérir rapidement :

• Axonaut : facturation, dépenses, rapprochement bancaire, fiches clients/fournisseurs

(formation prévue à l'arrivée)

• Suite Microsoft 365 : Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint

• Dropbox Business : classement documentaire et signature électronique

• Slack : communication interne

• Claude (IA générative) : utilisation quotidienne pour la productivité (rédaction, synthèse, recaps, traitement de documents)


Profil recherché

Profil recherché :

4.1 Expérience et formation

• Formation Bac+2 minimum (BTS Comptabilité-Gestion, BTS Assistant de Gestion PME- PMI, DUT GEA ou équivalent)

• 5 à 8 ans d'expérience sur un poste similaire en PME, idéalement dans une société de services

• Une expérience préalable d'Axonaut ou d'un ERP équivalent (Pennylane, Sage, EBP) est un atout



4.2 Compétences techniques :

• Maîtrise opérationnelle du cycle facturation client et fournisseur

• Aisance avec le rapprochement bancaire et les contrôles de cohérence

• Bonne compréhension des notions comptables courantes (sans être comptable diplômée)

• Excellente maîtrise d'Excel (formules, tableaux croisés, mise en forme)

• Appétence pour les outils digitaux et l'IA appliquée à la productivité



4.3 Compétences comportementales :

• Autonomie : capacité à exécuter et à décider dans le cadre de procédures, sans solliciter la direction sur chaque sujet.

• Rigueur : précision dans la saisie, le suivi des dossiers et le respect des délais

• Sens du service : qualité de la communication écrite et orale avec clients, fournisseurs et trainers

• Discrétion : traitement d'informations sensibles (financières, contractuelles, salariales)

• Capacité d'adaptation : environnement entrepreneurial avec deux structures et des sujets variés

• Esprit d'amélioration continue : contribuer à faire évoluer les procédures plutôt que de les subir



5. Conditions :

• Contrat : CDI à temps plein, 35 heures hebdomadaires

• Lieu : Asnières-sur-Seine (92) – présentiel

• Période d';essai : 2 mois renouvelable une fois

• Avantages : (mutuelle, prime d’intéressement, Plan d’épargne)