Assistant de gestion h/f

Le GEYVO Île-de-France, groupement d'employeurs, recrute en CDI, pour une agence de gestion immobilière, un Assistant de Gestion H/F (CDI, temps plein).

Lieu : Puteaux (92)

REFERENCE:GEYVOPRIO

Cette agence fait de la gestion et de l'administration de biens immobiliers depuis plus de 40 ans.

Aujourd'hui, pour remplacer un départ en retraite, elle recherche son Assistant de Gestion H/F.

Rattaché à la Direction et, en lien avec l'équipe, vos missions :

Administratif divers (15% du temps) :

- Accueil téléphonique & Accueil des visiteurs
- Gestion du courrier (ouverture, distribution, envoi)
- Gestion des commandes de fournitures pour l'agence
- Aide à la sortie du conteneur poubelles une fois/ semaine

Gestion locative (85% du temps) :

- Suivi des locataires : suivi des préavis et courriers officiels, suivi du versement de dépôt de garantie (vérification des contacts et adresses, envoi des courriers au propriétaire et au locataire, envoi de devis pour réparations quand nécessaire, communication des éléments à la comptable de l'agence pour règlement)
- Réalisation des factures d'honoraires, classement et suivi des règlements
- Etablissement des attestations CAF
- Rédaction des courriers aux centres des impôts (arrivée - départ locataire ou demande propriétaire),
- Rédaction et envoi de circulaires aux locataires (Attestation d'assurance, attestation entretien Chaudière, changement digicodeetc)
- Publication sur l'extranet des documents locataires (bail/EDL/diagetc)
- Scan des convocations et PV d'AG, transmission aux propriétaires et locataires, classement
- Gestion des sinistres : ouverture des dossiers DDE, déclaration assurance, expertise, établissement des devis

Et, en l'absence de la gestionnaire, vous prenez le relai sur :

- la création des dossiers "nouveaux locataires" après signature, en classement/en informatique
- la gestion des interventions concernant les petites réparations ou réparations urgentes chez les locataires
- la relation avec les syndics (commande de badge, changement des codes d'accès etc
- les demandes de devis aux entreprises
- l'encaissement des loyers par chèques
- le suivi des impayés et des dossiers contentieux, en lien avec la comptable: envoi de relances, courrier de mise en demeure, commandement de payer (et compte rendu des actions menées au gérant)
- les souscriptions (assurances) et démarches diverses (GLI ZELOK)
- divers sujets en lien avec les propriétaires : envoi de devis, envoi de courrier, suivi de procédures en cours