Gestionnaire administratif (h/f) - mairie de la trimouille

Vos missions en quelques mots Accueillir physiquement et téléphoniquement le public. Renseigner et orienter la population. Instruire les dossiers sur les domaines de l'état civil-cimetière, de l'urbanisme et de la voirie. Effectuer divers travaux de bureautique et de classement. Etablir les titres de recettes/factures (régies, locations). Tenir à jour le fichier électoral. Tenir à jour le DICRIM et le PCS. Tenir à jour le protocole de protection des données personnelles Faire les paies Mise en place et suivi des moyens de paiement des frais de cantine et de garderie Assister la secrétaire de mairie dans diverses tâches Réception des appels téléphoniques, prise de messages, orientation du public, primo renseignements Accueil physique et renseignement des usagers Réception du courrier et des courriels, transmission aux services, aux élus, envoi du courrier, diffusion de l’information en général Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, rapports, invitations…) tri classement, archivage, numérisation… Gestion et suivi des dossiers en direction du public (garderie, cantine, état civil, cimetière, aide sociale, recensement militaire, attestation d’accueil etc…) Gestion des locations de la salle polyvalente (réservation, contrat de location, planning d’occupation, programmation des badges, facturation) Gestion des demandes d’urbanisme (pré et post-instruction et/ou instruction) Transmission dématérialisée des actes d’urbanisme au contrôle de légalité Gestion des demandes administratives des associations (demande débits de boissons, arrêté de circulation, vente au déballage…) Préparation et suivi des invitations au repas annuel ou distribution des colis. Tenue à jour du fichier électoral et mise en place de l’organisation matérielle des élections Elaboration des arrêtés municipaux de voirie, des permissions de voirie Etablissement des titres de recettes par rapport aux régies de recettes et à la gestion du patrimoine (location) Suivi des dossiers de périls, risques sanitaires, entretien terrains privés. Tenue à jour du DICRIM, du PCS et du protocole de protection des données personnelles Mise en place et suivi des moyens de paiement des frais de cantine et de garderie Assister la secrétaire de mairie dans diverses tâches Remplacer la secrétaire de mairie en cas d’absence pour maladie ou congés annuels. Etat des lieux salle des fêtes Remplacement gestionnaire agence postale pendant les congés annuels. Profil recherché SAVOIRS : - Connaitre : - les domaines de compétences des communes et leur organisation - le statut de la fonction publique territoriale et les règles d’état-civil- cimetière, d’urbanisme et de voirie - les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs - le cadre règlementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics - les méthodes de classement et d’archivage - Maîtriser : - les outils informatiques (internet, messagerie électronique, traitement de texte, tableur), - les logiciels métiers (Corail, Electra, Carmin, Polychrome, Fluo, Littera, Next’Ads, X’Map, Booky) - l’expression écrite et orale - Savoir rechercher de l’information SAVOIR-FAIRE : - Accueillir le public avec amabilité, s’adapter aux différents publics - Prendre des messages - Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques - Gérer les situations de stress et réguler les tensions - Conserver neutralité et objectivité face aux situations - Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers - Respecter les délais règlementaires SAVOIR ETRE - Avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension - Avoir le sens du service public - Faire preuve de déontologie et de discrétion - Gérer les priorités et avoir le sens de l’organisation - Faire preuve de rigueur et de méthode - Savoir s’adapter, être patient et diplomate - Être disponible et réactif(ve) - Savoir travailler en équipe - Rendre compte