Assistant en gestion administrative (h/f)

Informations générales

Intitulé de l'offre : Assistant en gestion administrative (H/F)
Référence : UMR7293-EMIJOU-001
Nombre de Postes : 1
Lieu de travail : NICE
Date de publication : vendredi 12 décembre 2025
Type de contrat : IT en contrat CDD
Durée du contrat : 24 mois
Date d'embauche prévue : 1 février 2026
Quotité de travail : Complet
Rémunération : entre 2302 et 3358 euros brut mensuel en fonction de l'expérience professionnelle
Niveau d'études souhaité : BAC + 2
Expérience souhaitée : Indifférent
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistante ou assistant en gestion administrative

Missions

Réaliser de manière autonome les actes administratifs polyvalents dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le contexte d’une Unité Mixte de Recherche (mandat de gestion double CNRS/OCA).

Activités

Activité 1 : Réaliser des actes de gestion administrative et budgétaire
oRéalisation des commandes d’achats
oGestion des services faits et collecte/vérification de l’exhaustivité des pièces justificatives
oGestion des missions des membres des équipes et des invités jusqu’à la liquidation des missions
oSuivi de la facturation, gestion et traitement des workflows en lien avec les services financiers des tutelles et des fournisseurs
oTravail en lien avec les services financiers de l’université et du CNRS, les chefs d’équipes et les fournisseurs
oSuivi de dépenses par type de dépenses ou d'opérations ou par structure

Activité 2 : Suivre l’exécution des projets de recherche et en assurer la justification
oPiloter les activités et rendre compte à l’aide de tableaux de bords
oEffectuer le suivi administratif de l'exécution des différents types de contrats de recherche
oProduire et collecter les données comptables et financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
oEffectuer la justification financière des contrats de recherche


Activité 3 : Gérer l’organisation des réunions et de manifestations scientifiques
oPréparer le montage financier et budgétaire et en assurer le suivi
oAssurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques)


Activité spécifique ou transverse 
oCollecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion et au suivi administratif
oClasser et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et administratives
oProposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour assurer le suivi de projets
oInformer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
oSuivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion

Compétences

Savoirs / connaissances : Connaissance des règles de la comptabilité et de la gestion financière, publiques et privées ; Connaissance des règles de gestion administrative, logiciels de gestion, bureautique.
Savoir-faire : Savoir utiliser les outils bureautiques, savoir rendre compte de son activité, savoir gérer les priorités, respecter la confidentialité, savoir communiquer
Savoirs-être : Capacité d’adaptation, travail en équipe, sens de la communication, autonomie, sens de l’organisation, rigueur, réactivité
Compétences CNRS d’encadrement ou d’animation : animation de réunions

Contexte de travail

Le Laboratoire JL Lagrange est une Unité Mixte de Recherche spécialisée en Astronomie/Astrophysique. Il accueille en moyenne 200 personnes. L’agent sera placé sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable Administrative de l’unité pour ce qui relève de ses missions de gestion, et sous la responsabilité des porteurs des projets SKA/GAIA/EUCLID concernant les missions de suivi de projets.

Contraintes et risques

Le poste est affecté à l'Observatoire de la Côte d'Azur à Nice mais une présence d'un jour par semaine (les mardis) est demandé sur le site de Valrose à Nice.