Gestionnaire de scolarité à l'ensae paris h/f

Description du poste

Au sein de l’ENSAE, la direction des études coordonne les enseignements, en lien étroit avec les enseignants-chercheurs. Sous l'autorité du directeur des études et de la directrice des masters, directrice des études adjointe, elle comprend huit coordinateurs d'enseignement (un pour chaque matière fondamentale de l’école et un coordinateur chargé spécifiquement des enseignements par projet), une responsable des langues et de la formation humaine, une chargée d’enseignement en anglais, 2 chargés de mission scolarité et une gestionnaire des études.

Il/elle participe à la gestion administrative de la scolarité des étudiants de l’ENSAE Paris.

Missions/activités principales :
· Participer à l’organisation d’examens (planification, coordination logistique avec les autres services, co-recrutement et co-animation d’un réseau de surveillants avec les chargés de mission scolarité)
· Editer les relevés de notes et les attestations pour les étudiants des différents cursus
· Coordonner la gestion des enseignements des cursus faisant intervenir des écoles partenaires (en particulier les MScT avec l’Ecole polytechnique et les masters avec l’Institut Polytechnique de Paris). La personne titulaire sera notamment référente sur les deux programmes de MScT de l’ENSAE Paris, le MScT Data and Economics for Public Policy (DEPP) et le MScT Artificial Intelligence for Markets and Quantitative Investment (MaQI)
· Préparer et faire le suivi des ordres de mission des enseignants, des membres de la direction des études et occasionnellement de certains étudiants
· Préparer les devis et conventions de financement pour les formations de Mastères Spécialisés
· Participer à la réflexion sur l’évolution des outils et des processus
La personne est amenée à anticiper les échéances, communiquer, mais également gérer des situations d’urgence (grèves, intempéries, etc.) et faire preuve d’adaptabilité.


Relations internes/externes :
Le/la titulaire du poste est en contact quotidien avec les enseignants et étudiants et les autres personnels de la direction des études (coordinateurs des enseignements, chargés de mission scolarité, directeur et directrice adjointe), ainsi qu'avec les autres services de l'ENSAE (pôle vie étudiante, relations internationales, communication, stages) ou du groupe (services informatiques, comptables et financiers notamment). Il/elle sera également en contact régulier avec les services homologues de la Graduate School de l’Institut polytechnique de Paris et des écoles partenaires (en particulier de l’Ecole Polytechnique). Il/elle est placé.e sous l'autorité du directeur et de la directrice adjointe des études de l’ENSAE Paris

Ce poste bénéficie du soutien financier de Hi!Paris, le centre interdisciplinaire en science des données et intelligence artificielle au service de la science, de l’économie et de la société, créé par l’Institut Polytechnique de Paris et HEC Paris, et rejoint par l’Inria.

Conditions d'exercice particulières

Le poste est basé à l’ENSAE Paris, 5 avenue Henry le Chatelier, 91120 Palaiseau (10 min de bus du RER Massy-Palaiseau). Télétravail possible.

Description du profil recherché

Compétences techniques :

- Maîtrise d'outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

Compétences transversales :

- Forte capacité d’organisation et d’anticipation

- Capacité de réactivité et de travail sous délais contraints

- Dynamisme, autonomie et capacité d’initiative

- Pratique de l’anglais dans un contexte professionnel

Compétences relationnelles :

- Forte capacité de travail en équipe et de coordination

- Goût pour la communication avec les étudiants et les enseignants

- Une expérience réussie sur des postes faisant appel à des compétences proches est souhaitable

Temps Plein

Oui

Autres

Poste ouvrant droit à la NBI

Non

Compétences candidat

Compétences

1. CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
2. CONNAISSANCES - Langues
3. SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
4. SAVOIR-FAIRE - Appliquer une règle, une procédure, un dispositif
5. SAVOIR-FAIRE - Communiquer
6. SAVOIR-FAIRE - Maîtriser les délais
7. SAVOIR-FAIRE - Organiser une activité
8. SAVOIR-ÊTRE - Avoir l'esprit d'équipe
9. SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
10. SAVOIR-ÊTRE - Réactivité
11. SAVOIR-ÊTRE - Sens de l'organisation

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 4 Baccalauréat

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Langues

Anglais (Intermédiaire ou de suivi)