Vous intervenez en étroite collaboration avec la Directrice Industrielle dans son quotidien et notamment sur les missions suivantes :
GESTION AGENDA ET DEPLACEMENTS
1. Coordination d’un agenda complexe et évolutif : planification à l’échelle semestrielle des grandes échéances, gestion agile des replanifications hebdomadaires
2. Animation du planning industriel semestriel : coordination et planification des réunions stratégiques et instances de pilotage
3. Organisation des déplacements en France et à l’international
4. Logistique des rendez-vous et réunions : recherche et réservation de salles, commande de repas, réservation de restaurants…
SUPPORT ADMINISTRATIF AUX DIRECTIONS
5. Traitement, vérification et validation des notes de frais des directeurs rattachés à la Direction Industrielle
6. Suivi et Validation des congés des directeurs concernés
7. Gestion des commandes de fournitures et demandes accessoires informatiques pour les équipes
8. Saisie des commandes/facturations via l’application MEO
9. Transmissions des décisions et notes de service
10. Suivi administratif des dossiers et projets transverses rattachés à la Direction Industrielle (budget évènements, courriers juridiques…)
11. Appui aux directeurs industriels de l’équipe pour la gestion de tâches administratives et logistiques : passation de commandes, coordination de besoins spécifiques, …
COMMUNICATION ET COORDINATION INTERNE/EXTERNE
12. Interface privilégiée avec les interlocuteurs internes et externes (fournisseurs et partenaires institutionnels)
13. Accueil et prise en charge des visiteurs
ORGANISATION DES EVENEMENTS ET INSTANCE
14. Organisation des Comités Industriels bi-mensuels (en présentiel, sur différents sites)
15. Mise en œuvre des évènements pour l’ensemble des directions de l’équipe industrielle : séminaires, journée d’étude, team-building, petit déjeuner d’accueil des collaborateurs, célébration évenement,…
16. Appui ponctuel l’Assistante de Direction Générale pour l’organisation des événements métier
ACCOMPAGNEMENT RH ET VIE D EQUIPE
17. Préparation et parcours d’on boarding des nouveaux managers
18. Suivi des demandes adressées aux services généraux, sécurité et aux prestataires externes
Le poste est à pourvoir en CDI et sera basé à Pantin.
Employeur responsable, nous nous engageons dans l'éthique, les diversités et l'inclusion, rejoignez l'aventure humaine d'Hermès !
PROFIL ET COMPETENCES ATTENDUES
19. Très bonnes capacités d’organisation, de rigueur et de gestion des priorités dans un environnement exigeant et en constante évolution
20. Vous avez idéalement 6 à 8 ans d'expérience professionnelle
21. Forte autonomie et capacité à faire avancer les sujets de manière proactive, meme en l’absence d’encadrement rapproché
22. Sens de l’anticipation
23. Très bonne communication à l’oral comme à l’écrit et aisance relationnelle avec des interlocuteurs variés, internes comme externes
24. Réactivité et agilité dans les gestion quotidienne des imprévus
25. Discrétion, fiabilité et sens aigu de la confidentialité
26. Maitrise des outils bureaucratiques
27. Appétence pour l’organisation d’événements : anticipation, créativité et proposition de formats variés et engageants pour animer la vie d’équipe
En cliquant sur "JE DÉPOSE MON CV", vous acceptez nos CGU et déclarez avoir pris connaissance de la politique de protection des données du site jobijoba.com.