Secrétaire administratif assistant administratif h/f

DESCRIPTION GENERALE DU METIER :

Le ou la Secrétaire administratif(ve) est chargé(e) de l'accueil des clients, de la gestion du standard, de l'affranchissement du courrier, de la bonne communication de documents

auprès des équipes et plus généralement de toutes les taches administratives de la société.

L'employé(e) réceptionne les remises de caisses conducteurs et assure le suivi pour nos différents donneurs d'ordre. Il (elle) gère le suivi des frais conducteurs (tenue d'un tableau, demandes de remboursements) ainsi que les dépôts en banque. Des déplacements sont effectués sur les établissements postaux, bancaires, achats divers.

Sous la responsabilité hiérarchique du ou de la Directeur(-trice), l'assistant administratif (e) est chargé(e) de toutes les tâches administratives qui lui sont confiées par sa Direction dans le cadre de son contrat à temps complet ( 35 heures hebdomadaires sur 5 jours travaillés en présentiel ).

Un bon relationnel, du savoir être avec résistance au stress et capacité d'écoute sont nécessaires, afin de répondre à la demande des clients, des conducteurs et collaborer avec l'ensemble de l'équipe.

L'employé (e) doit maîtriser les aspects techniques du domaine du transport.

MISSIONS PRINCIPALES :

· Gestion de l'accueil et du standard téléphonique : renseignements horaires des services et lignes régulières, confirmations transports, gestion des retards, objets perdus/trouvés (contact client, suivi dans tableau dédié), transfert des appels, gestion boîte mail..

· Gestion du courrier : ouverture des plis avec scan sur la GED des factures/transmission par mail aux services dédiés des documents autres (prévoyance, courriers à destination du siège). L'ensemble des documents est rangé dans le parapheur pour contrôle direction.

· secrétariat courant de l'entreprise : rédaction de courrier, envoi et réception du courrier et des colis. Assurer le suivi des commandes papèterie et fournitures diverses en gérant les stocks (imprimantes, fournitures, timbres) et centralisant les demandes

gestion quotidienne des caisses et dépôts en banque (déplacements à prévoir)

· Réception et contrôles des recettes (SPL) + saisie tableau récap des données puis remise des éléments à la SPL (déplacements à prévoir) -

· Enregistrement des recettes, remises, encaissements et virements en lien avec le service comptabilité.

· Gestion des remises et restitutions des avances pour fond de caisse.

· Distribution des cartes d'abonnement transports, suivi sur les tableaux des encaissements conducteurs et restitution, enregistrement et remise en banque.

· Assistance au service commercial en lien avec le service exploitation : saisie des commandes, billets collectifs, édition des mails de devis navettes, calcul devis ABC Car (itinéraire, création et mise à jour des fiches clients, saisie du devis, mise en forme et envoi), facturation, saisie des règlements. Elle participe à l'enregistrement et suivi des commandes commerciales. L'employé (e) peut être amené(e) à facturer des prestations annexes (atelier, GO, lavages)

· Suivi des objets oubliés/perdus (identification et rappel des usagers, tenue d'un tableau, connaissance des règles de conservation). Si le conducteur n'a pas restitué l'objet, un contrôle visuel de l'intérieur du véhicule peut être nécessaire..

· Lecture et connaissance du planning pour pouvoir renseigner les clients ou les différents intervenants.

· Mission d'archivage administratif : en charge du classement, rangement et tri imposant la manutention des cartons d'archives pour rangement.

· Gestion des frais conducteurs : enregistrement dans ABC Car, saisie dans tableur (info TVA), échanges mails avec le service comptabilité pour remboursements conducteurs.

Ces missions sont effectuées en collaboration avec les services : exploitation, commercial, comptabilité, RH, atelier mais également en lien avec les conducteurs, fournisseurs et clients.

Cette liste n'est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins de l'entreprise.