Description
Missions du service:
La Direction des Ressources Humaines du CHU de Grenoble a pour missions :
* Le recrutement des personnels non médicaux du CHUGA et les concours d’accès à la fonction publique hospitalière
* Le suivi des effectifs de ces personnels et de la masse salariale
* La gestion des carrières des titulaires et des contrats de travail des contractuels
* La gestion de la formation continue de ces personnels
* La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences
* L’accompagnement des agents nécessitant un reclassement pour raisons de santé
* La mise en œuvre d'une politique d’amélioration de la qualité de vie et des conditions de travail
* La gestion des instances représentatives du personnel non médical (CSE, F3SCT, CAP, CCP)
* La coordination du DUERP, du PAPRIPACT et des projets de prévention des risques professionnels
* Les relations sociales et la gestion des droits syndicaux
* Les stages de personnels autres que paramédicaux
* Le contrôle de gestion des données sociales.
Les activités spécifiques au poste:
* Accueil physique et téléphonique des personnes extérieures à la DRH
* Secrétariat des DRH: prise de rendez-vous, organisation de réunions, prise de compte-rendu, tampons sur parapheurs des crèches avant signature, diffusion de notes aux personnels et aux cadres, mise à la signature de documents validés à la Direction Générale
* Secrétariat du Comité Social d’Etablissement: envoi des convocations et documents par mail et papier.
* Gestion des rendez-vous de la référente handicap
* Gestion de la boîte mail secrétariat
* Tri et dispatching du courrier DRH
* Gestion conventions de stage et constitution des dossiers pour les personnels non médicaux autre que paramédicaux
* Gestion des demandes de médailles d’honneur du personnel non médical et organisation de la cérémonie
* Gestion des demandes d’autorisation de cumul d’activité à titre accessoire du personnel non médical
* Gestion des déplacements de certains personnels non médicaux soumis à des déplacements fréquents (commande des billets de train et d’avion, réservation d’hôtel via l’interface du prestataire du CHUGA)
* Commande et dispatching des Carte de Personnels d’Etablissement (CPE/CDE) des personnels non médicaux assujettis via le logiciel TOM-ASIP SANTE
* Réception des dossiers de demandes des agents postulant pour une prise en charge en IFAS (procédure dite «sélection professionnelle interne des ASHQ pour l’IFAS»)
* Gestion des ordres de missions du personnel du Département d’enseignement en Maïeutique
* Gestion des réponses aux demandes d’heures syndicales, information de l’encadrement
* Diffusion des préavis de grèves et remontée statistique au Ministère de la Santé
* Organisation des consultations de dossiers administratifs des agents
* Réalisation des certificats/attestations de travail pour les agents ayant quitté le CHUGA.
* Gestion administrative et logistique des commandes du service (papeterie, cartouches, hygiène, alimentaire)
* Centralisation des besoins de renouvellement de petit matériel
* Gestion des demandes de maintenance technique via la GMAO en ligne et de maintenance des photocopieurs
* Mise à jour de l’annuaire des gestionnaires RH de pôle
* Mise à jour de l'annuaire électronique de la DRH
Les activités sont réalisées en binôme avec la seconde secrétaire de direction.
Les relations professionnelles spécifiques au poste:
* Ensemble des secteurs de la DRH et en relation fonctionnelle étroite avec la DRH (crèches, instituts de formation)
* Ensemble des directions du CHUGA, en particulier les secrétaires de direction
* Tous agents non médicaux du CHUGA
* Représentants du personnel
* Interlocuteurs extérieurs des services RH
Profil recherché
Savoir-faire:
* Maîtriser Word et les outils de messagerie
* Savoir utiliser Powerpoint et Excel pour un usage courant
* Maîtriser l’écrit (bon niveau de grammaire et orthographe)
* Savoir adapter sa communication écrite et orale selon l’interlocuteur
* Comprendre des termes juridiques simples
* Savoir prioriser les tâches urgentes
* Savoir planifier les tâches récurrentes
Capacités relationnelles:
* Capacité à travailler en binôme (communication, solidarité)
* Capacité à gérer les interruptions de tâches
* Capacité à rester calme et à apaiser en situation stressante
* Capacité d’écoute et d’empathie
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